Facturas, gastos y extractos bancarios

Este es probablemente el bloque donde más se nota la diferencia entre una gestión artesanal y una gestión eficiente. Adminet está diseñado para que la mayoría de las facturas recibidas se identifiquen y contabilicen solas, y para que el punteo del extracto bancario sea el punto central desde el que se pagan y concilian los movimientos del arrendador, en vez de trabajar factura a factura o sesión de caja a sesión de caja.

Cómo entra una factura en Adminet

• Correo electrónico (circuito principal): se designa una cuenta de correo exclusiva para recibir facturas (Configuración → Configuración del servidor). Cuando llega un correo a esa cuenta y el remitente coincide con el email registrado en la ficha de un industrial, el PDF adjunto se guarda automáticamente en "Facturas a identificar", vinculado a ese industrial.

• Importación manual masiva: botón "Importar documentos" dentro de "Identificar facturas", para cargar muchos PDF de golpe indicando el industrial.

• Docuware (solo Adminet-Cloud): un servicio de digitalización externa envía la imagen y los datos ya extraídos (NIF, importe, IVA, IRPF, número de póliza, concepto…), y Adminet intenta registrar o asociar la factura directamente.

Buena práctica: pedir a los proveedores que envíen a esa cuenta solo facturas en PDF —nada de presupuestos ni otros documentos— para no ensuciar el circuito automático. Y mantener siempre actualizado el email del industrial en su ficha: si el remitente no está reconocido, el PDF se descarga pero no entra en el circuito automático (hay que incorporarlo a mano con "Crear nueva factura sin identificar").

→ Configurar recepción de facturas desde correo electrónico

Vídeo: Facturas recibidas de proveedores · Industriales

Extracción de datos con IA

El registro automático de la factura parte de los datos que se extraen de su PDF: importe, fecha, número, IVA, referencia o póliza. Adminet incorpora un servicio de inteligencia artificial para esta extracción —es un servicio a contratar aparte; conviene confirmarlo con el responsable de cuenta—, que combina la lectura del texto del documento con el análisis e interpretación visual del propio PDF, logrando mayor precisión que una simple lectura de texto y funcionando incluso con documentos solo-imagen (escaneados), donde no hay texto que leer. El proceso se ejecuta factura por factura sobre los documentos guardados en "Facturas a identificar", y los valores obtenidos quedan listos junto al documento para el siguiente paso: la asociación automática al arrendador.

Importante: cuanto mayor sea el volumen de facturas que gestiona el despacho, más rentable resulta este servicio: sustituye la configuración manual de plantillas por proveedor por un reconocimiento que funciona desde el primer documento, con cualquier formato de factura y también con escaneados.

→ Análisis del contenido de facturas

Vídeo: Identificación de facturas

Asociación automática de la factura al arrendador correcto

Con los datos ya extraídos, Adminet ejecuta un procedimiento de asociación en tres pasos:

1. Localizar el receptor: por el NIF del destinatario o, si falta, por el número de póliza/contrato (debe ser único; si es ambiguo o no se encuentra, queda pendiente de revisión manual).

2. Comprobar si la factura ya existe en Adminet (mismo industrial, receptor e importe, con fecha de emisión igual o hasta 20 días posterior, número de factura coincidente o vacío): si la encuentra, le adjunta el PDF.

3. Crear la factura automáticamente si no existía, tomando conceptos de gasto y reparto de la póliza o contrato localizado, y validando IVA/IRPF contra la ficha del industrial y de la póliza.

La regla de oro del sistema: el primer proceso que "necesita" el registro de la factura la crea —ya sea la identificación del PDF o la contabilización del pago desde el extracto—, y el segundo proceso solo añade lo que falta (el documento o el pago). Así, factura y pago siempre terminan unidos, entren en el orden que entren. Esto es importante para no dar por perdida una factura solo porque "aún no ha llegado el PDF": puede que el pago la haya creado ya desde el extracto.

Cuando no hay datos suficientes para completar los tres pasos, el documento queda en "Facturas a identificar" para su identificación manual: se ve el PDF junto a las facturas ya registradas de ese industrial (filtrables por importe, destinatario o número) y se vincula con un doble clic, o se crea una factura nueva a partir del documento con el PDF visible al lado.

→ Procedimiento de asociación de factura

Vídeo: Identificar nuevas pólizas

Formas de pago de una factura

La elección práctica depende del caso: domiciliación para gastos fijos y recurrentes (agua, luz, mantenimiento, seguros); cheque cuando el proveedor lo exige por costumbre; transferencia para pagos puntuales; caja para pagos en efectivo excepcionales.

→ Pago por caja · Pago por cheques · Pago por transferencias · Pago por domiciliación bancaria

Vídeo: Facturas de industriales y pago de las mismas · Configurar la gestión de caja · Registrar movimientos de caja

Descarga automática de extractos bancarios

Requiere el plan digital de Adminet, contratado a través de un agregador financiero partner. Puesta en marcha:

1. Confirmar que el servicio está contratado.

2. Obtener credenciales bancarias, preferiblemente de solo consulta/descarga (no operativas).

3. Pedir al banco que publique diariamente el extracto en formato Norma 43 con detalle de conceptos (la activación puede tardar entre 24 y 72 horas).

4. Registrar esas credenciales en Adminet y probar la descarga manual (botón "Descarga automática" dentro de Extractos bancarios), indicando entidades y días hacia atrás a descargar; Adminet evita duplicados.

5. Dar de alta una tarea inteligente de tipo "Descarga automática de extractos bancarios" para que, cada noche y sin intervención, se descargue el extracto, se integre en Adminet y se puntee automáticamente lo que se pueda (fases 1 y 2 del punteo, ver más abajo).

Importante: por seguridad, no se puede reconectar la misma credencial hasta pasadas 4 horas. El coste del servicio se calcula por IBAN descargado: conviene limitar las credenciales a las cuentas que realmente se van a integrar. Las tareas inteligentes solo se ejecutan entre las 00:00 y las 07:00h; conviene programarla a partir de las 03:00h, porque algunos bancos no publican el archivo hasta pasadas las 2h.

→ Puesta en marcha de la descarga automática de extractos · Descarga automática de extractos bancarios (tarea inteligente)

Vídeo: Cargar extracto · Introducción a la contabilización desde el extracto bancario

Punteo de extractos: el centro del día a día

El punteo compara el extracto Norma 43 descargado con los movimientos que Adminet ya conoce, en tres fases sucesivas:

Fase 1 — Identificación automática de pólizas y contratos. Resuelve la mayor parte de los movimientos sin intervención. Por cada movimiento del extracto, Adminet localiza —según el banco emisor— el texto identificativo dentro del concepto bancario, y lo busca entre las pólizas y contratos de mantenimiento de todos los arrendadores, perceptores y del administrador. Si encuentra una coincidencia, con los datos de esa póliza puede registrar la factura y darla como pagada automáticamente: primero comprueba si ya existe una factura pendiente que encaje (mismo industrial, receptor, importe, forma de pago preferentemente "Domiciliación") —y si es así, solo la marca pagada—, o crea la factura nueva si no existía. El usuario ve la lista propuesta antes de confirmar y puede desmarcar movimientos que no quiera procesar.

→ Identificación automática de pólizas y contratos

Fase 2 — Contraste con movimientos ya generados por Adminet. Para lo no resuelto por pólizas, se cotejan fecha, importe y tipo entre el extracto y los movimientos que Adminet ya había generado (remesas de recibos, transferencias, cheques emitidos), punteando automáticamente las coincidencias.

Fase 3 — Punteo manual. Para el resto de apuntes se abre la ventana "Punteo manual de movimientos", donde se muestran en paralelo la lista de movimientos del extracto y la de movimientos de Adminet; se seleccionan visualmente a ambos lados y se pulsa "Puntear". Si las sumas coinciden, quedan conciliados. Si no coinciden, también puede continuarse: Adminet pregunta qué tipo de movimiento generar para cuadrar la diferencia —o permite "Obviar diferencia" para puntear igualmente sin resolverla—, contabilizando todo en el mismo paso. Este es, en la práctica, el punto de trabajo manual real del día a día: aquí es donde se identifican facturas nuevas no domiciliadas o con conceptos bancarios ambiguos, dando de alta la factura y su pago a la vez.

→ Ventana "Punteo manual de movimientos"

Vídeo: Punteo de extractos

Por qué contabilizar desde extractos y no desde caja

Cada movimiento bancario que genera Adminet (remesas de recibos, cobros de facturas emitidas, transferencias a industriales o liquidaciones a arrendadores) queda enlazado de forma trazable a su origen. Al descargar el extracto real y puntear contra él, se garantiza que no se olvida ningún movimiento real del banco, que no se duplica ningún apunte, y que siempre se sabe qué queda pendiente de registrar. Además, como Adminet ya conoce la fecha y el importe exactos de cada movimiento bancario, solo falta indicar a quién corresponde y el concepto, lo que reduce errores frente a introducir manualmente sesiones de caja.

→ Por qué contabilizar desde extractos bancarios y no desde caja

Checklist de buenas prácticas

• Recibir el 100% de las facturas en PDF por la cuenta de correo dedicada; evitar el papel siempre que sea posible.

• Mantener actualizado el email de cada industrial en su ficha para que el reconocimiento automático del remitente no falle.

• Contratar la extracción de datos por IA si el volumen de facturas lo justifica: reduce a mínimos la identificación manual, incluida la de documentos escaneados.

• Asociar siempre número de póliza o contrato a los gastos recurrentes: es lo que permite que la fase 1 del punteo resuelva el movimiento en automático.

• Trabajar el punteo de extractos como rutina diaria o, como mínimo, muy frecuente: cuanto más se acumulan movimientos sin puntear, más cuesta luego identificarlos.

Particularidad de alquileres: retención del IVA

El administrador puede retener el IVA repercutido en las facturas de alquiler para disponer de él en el momento de liquidar el IVA por cuenta del arrendador.

→ Retener el IVA de las facturas de alquiler para pagar el IVA del arrendador