Configurar recepción de facturas desde correo electrónico

Esta configuración tiene como objetivo que las facturas recibidas mediante correo electrónico se identifiquen automáticamente y se guarden en la carpeta “Facturas a identificar”, vinculadas al industrial o proveedor, sin necesidad de intervención por parte del usuario.

Los pasos a seguir son:

Establecer cuentas para recepción de facturas

Se debe establecer por lo menos una cuenta que únicamente se destine a la recepción de facturas. También puede tener una cuenta distinta por cada departamento (comunidades, alquileres, contabilidad...) o incluso por cada oficial, para que cada uno de ellos se responsabilice de las facturas que le llegan.

Configurar las cuentas receptoras de facturas en el servidor de adminet

Desde la opción Configuración->Configuración del servidor->emails para recepción de facturas puede escoger las cuentas de correo que serán las receptoras de facturas de proveedores e industriales.

En la ventana, se muestran las cuentas de correo vinculadas a todos los usuarios de adminet. Marque las que haya elegido como buzón de recepción de facturas. Puede ser más de una.

Por defecto, las facturas estarán disponibles para ser identificadas por el usuario vinculado a esa cuenta de correo. No obstante, en esa misma ventana puede otorgar permisos a otros usuarios para identificar las facturas recibidas desde esa cuenta.

Además, en la ficha de los usuarios, puede también asignar permiso a un usuario para identificar facturas pertenecientes a otro usuario. Sirve para las facturas introducidas mediante el botón Importar documentos.

Reclamar a industriales y proveedores el envío de facturas a las cuentas establecidas

Informar a los industriales y proveedores que deben remitir sus facturas, en formato pdf, a esa cuenta de correo y que a esa cuenta no deben remitir ningún tipo de correo que no contengan facturas.

Tener informada en cada industrial la cuenta desde la que remite las facturas

Es imprescindible que compruebe que la cuenta desde la que el industrial remite las facturas la tiene indicada en su ficha para que adminet pueda asociar el correo recibido a ese industrial.