Por qué debes contabilizar desde los extractos bancarios en lugar de hacerlo desde sesiones de caja

Adminet dispone de un registro exhaustivo de todas las operaciones bancarias (movimientos bancarios) generadas desde el programa, incluyendo:

• Las remesas de recibos de comunidades y alquileres.

• Las remesas de cobro de facturas emitidas por el administrador.

• Las transferencias para pagar liquidaciones a arrendadores.

• Las transferencias para pagar facturas a industriales de comunidades y arrendadores.

• Las transferencias para pagar facturas a proveedores.

• Las transferencias para pagar nóminas de empleados (de comunidad, arrendador o administrador.

Cada movimiento bancario va asociado de forma segura a los correspondientes movimientos de comunidad, arrendador o administrador: cobros y devoluciones de recibos, gastos comunitarios, de arrendador, facturas del administrador y gastos del administrador.

Cuando descargas el extracto bancario en Adminet el programa pasa a conocer los movimientos reales ocurridos.

A través del punteo de extractos, nos aseguramos de que:

• Todos los movimientos que se encuentran en el extracto se registran también en los movimientos bancarios de Adminet. No nos olvidamos nada.

• Ningún movimiento del extracto se registra dos veces en Adminet. Evitamos duplicidades.

• Siempre sabemos los movimientos del extracto que todavía no hemos registrado. Máximo control.

Además:

• No dependemos de extractos impresos ni de documentos Excel guardados en diferentes carpetas del ordenador. Está centralizado y accesible por los usuarios autorizados.

• Por cada movimiento que vamos a registrar a partir del extracto, Adminet ya sabe la fecha en que se debe contabilizar, el importe exacto y si es un ingreso o un gasto. Solo falta decirle a quién corresponde y el concepto. Se minimiza enormemente el riesgo de error.

El proceso de punteo de extractos sigue, de forma metódica, estos pasos:

1. A partir de los contratos de mantenimiento y pólizas de seguro asociadas a comunidades y arrendadores, analiza los movimientos para ver si puede determinar y proponer de forma automática su contabilización y punteo. Puede suponer el 60-70% de los movimientos.

2. Contrasta los movimientos bancarios de Adminet pendientes de puntear con los del extracto para localizar coincidencias (en fechas, importes y tipo de movimiento) que permitan asociarlos y dejarlos punteados en ambas listas.

3. Para el resto de los movimientos del extracto bancario, muestra al usuario el concepto informado por el banco para que el usuario pueda contabilizarlo manualmente. En este caso, la fecha el importe y el control de gasto/ingreso viene garantizado por Adminet, evitando posibles errores en su registro y aportando rapidez.

 Además de todo esto, se puede delegar en Adminet la tarea de conectarse con las entidades bancarias, descargarse los extractos de todas las cuentas y, opcionalmente, realizar de forma automática los pasos 1 y 2 del punto anterior, aportando detallados informes del trabajo realizado por si el usuario lo quiere supervisar.