El ciclo del recibo de alquiler es el proceso más recurrente. Aunque en la práctica suele vivirse como un solo trámite mensual, en realidad encadena hasta cinco procesos independientes —recibo, factura, envío de facturas, envío de avisos de recibo y domiciliación—, cada uno con su propio asistente, que conviene ejecutar en un orden concreto.
Emisión de recibos y facturas: el orden del proceso
La emisión (Procesos → Emisión de recibos → Arrendadores) propone la fecha más próxima según la periodicidad de cada contrato. A partir de ahí, el proceso mensual se descompone en los siguientes pasos, por este orden:
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Recibo: se emite el recibo de alquiler con el importe y los conceptos que correspondan según el contrato, para la fecha propuesta por su periodicidad.
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Factura (si aplica): si el contrato tiene activada la casilla "Generar factura de alquiler", el recibo se emite además como factura del arrendador al inquilino; es obligatorio si se aplica IVA.
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Envío de las facturas: asistente que se activa automáticamente al terminar la emisión (o se relanza después desde la propia ficha de la emisión) para notificar a los inquilinos adjuntando la factura de alquiler ya emitida.
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Envío de avisos de recibo: asistente independiente del anterior, que notifica a los inquilinos que los recibos del mes ya están en circulación —para que pasen a pagar por despacho o transferencia— y que también puede avisar a los domiciliados.
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Domiciliación: para los recibos con forma de cobro por domiciliación SEPA, se genera el fichero de remesa bancaria mediante el asistente de domiciliación, ya sea lanzado manualmente (Procesos → Domiciliación de recibos) o automáticamente al terminar la emisión.
Importante: el envío de facturas y el envío de avisos de recibo son dos procesos distintos, cada uno con su propio asistente, y es fácil confundirlos: el primero adjunta la factura de alquiler emitida; el segundo simplemente informa de que el recibo del mes está en circulación y de cómo se va a cobrar. Según cómo esté configurado el contrato y si aplica factura, un mismo inquilino puede recibir los dos avisos, uno solo, o ninguno.
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Vídeo: Emisión de recibos de alquiler · Inquilino - Configuración de recibo y factura de alquiler · Asistente de notificaciones
Formas de cobro
Se definen por contrato: domiciliación SEPA (la más habitual; ver el proceso de generación de la remesa en el punto anterior), pasan por despacho, ingreso/transferencia o Norma 57 (carta de pago), pensada para inquilinos sin domiciliación que pagan en oficina o cajero.
→ Formas de cobro de recibos de alquiler · Cobro de recibos por carta de pago (Norma 57)
Pendientes, devoluciones y abonos
La devolución se registra preferiblemente identificando el movimiento en el extracto Norma 43. Un recibo puede abonarse (total o parcialmente) mientras no esté completamente cobrado, y si generó factura, el abono genera también su propio abono de factura.
→ Devolver un recibo de alquiler · Abonos de recibos de alquiler · Condiciones para poder eliminar una emisión de recibos de alquiler
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