La liquidación es el documento periódico que informa al arrendador —o al perceptor de reparto— de los cobros y pagos realizados en su nombre, detallando opcionalmente los honorarios de gestión. Es el cierre periódico que resume la actividad económica del alquiler, y uno de los procesos de mayor peso en el día a día.
Qué es y a quién se liquida
Al dar de alta un arrendador se indica su tipo de gestión: cuenta bancaria del administrador, cuenta bancaria del arrendador, gestor patrimonial o solo incidencias. Solo se emite liquidación —con ese nombre— a los dos primeros tipos; el gestor patrimonial y "solo incidencias" pueden tener otros informes, pero no liquidación propiamente dicha.
→ Cómo se organizan las liquidaciones en Adminet
Vídeo: Introducción a las liquidaciones de alquileres
Estructura de liquidación y forma de pago
Cada arrendador tiene una estructura de liquidación —una o varias hojas, agrupadas en grupos de liquidación— que determina cuántas liquidaciones recibe, qué propiedades incluye cada una y cómo se agrupan. La forma de pago del saldo puede ser directa (efectivo o transferencia a la cuenta del arrendador) o repartida: si se marca la opción "Múltiples cobradores", el saldo se reparte entre varios perceptores de reparto, que deben existir de antemano.
Importante: si algún arrendador de la emisión reparte el saldo a perceptores, esa condición se define en su ficha, sección Estructura de liquidación → pestaña Forma de pago. Es lo que determina, para cada emisión, si hace falta seguir además el circuito de perceptores descrito abajo.
→ Arrendador-Estructura de liquidación · Perceptores de reparto
Vídeo: Configurar arrendadores para liquidaciones
El proceso paso a paso: emitir, aprobar, enviar y pagar
Una misma emisión puede incluir mezclados arrendadores que reparten a perceptores y arrendadores que no —no hace falta separarlos—. Si ninguno de los incluidos reparte, basta con el circuito simple; si al menos uno sí lo hace, hay que completar también el circuito de perceptores, y en ese caso el orden de los pasos es obligatorio: Adminet impide saltárselo.
Sin perceptores de reparto — Emitir → Aprobar → Enviar/Imprimir → Pagar o cobrar:
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Emitir la liquidación de arrendadores con su asistente.
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Aprobar la emisión desde su ficha, con el botón "Aprobar liquidaciones".
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Enviar o imprimir la liquidación con el asistente de envío, o desde Imprimir liquidaciones.
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Pagar o cobrar el saldo (transferencia, caja o cheque).
Con perceptores de reparto — Emitir arrendadores → Emitir perceptores → Aprobar arrendadores → Aprobar perceptores → Enviar/Imprimir → Pagar o cobrar (ambos):
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Emitir primero la liquidación de arrendadores (todos, mezclados) y pulsar "Finalizar" en la última ventana del asistente.
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Emitir después la liquidación de los perceptores de reparto y pulsar también "Finalizar". Si se invierte este orden, los perceptores no recogerán el saldo de la liquidación de arrendador.
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Aprobar la de arrendadores desde su ficha de emisión.
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Aprobar la de perceptores después: Adminet no permite aprobarla antes que la de arrendadores.
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Enviar o imprimir ambas liquidaciones.
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Pagar o cobrar los saldos de las dos emisiones.
La regla de oro del sistema: el orden de emisión y aprobación entre arrendadores y perceptores no es una recomendación, es una restricción del sistema: Adminet bloquea cualquier intento de invertirlo. Para eliminar una emisión el orden se invierte: primero la de perceptores de reparto, después la de arrendadores; también aquí Adminet lo impide si se intenta al revés.
→ Asistente de emisión de liquidaciones a arrendadores · Asistente de emisión de liquidaciones de perceptores de reparto · Generación de liquidaciones · Impresión y envío de liquidaciones · Resumen del proceso de liquidaciones
Vídeo: Emitir liquidaciones de alquileres · Pago de liquidaciones de alquiler por transferencia o caja
Qué contiene el documento de liquidación
El documento no es idéntico para arrendadores y para perceptores de reparto: el de perceptor es más simple, porque no incluye honorarios ni otros apartados propios de la gestión del arrendador. Qué apartados se muestran u ocultan en cada caso es configurable desde la ficha del arrendador o del perceptor.
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Documento |
Apartados que incluye |
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Liquidación de arrendador |
Cabecera, datos generales, saldo de liquidación anterior, grupo de liquidación, cobros de recibos, gastos pagados, IRPF de recibos, honorarios, totales, saldo final, formas de pago, recibos pendientes de cobro, departamentos desocupados e incrementos IPC. |
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Liquidación de perceptor de reparto |
Cabecera, datos generales, saldo de liquidación anterior, traspasos de saldo (lo que llega desde las liquidaciones de arrendador), cobros y pagos propios del perceptor, totales, saldo final y formas de pago. |
Honorarios y anticipos
Los honorarios de administración pueden aplicarse por grupo de liquidación y agruparse en una sola factura; también pueden abonarse sin necesidad de eliminar toda la liquidación. Un anticipo de liquidación permite adelantar saldo al arrendador antes del cierre habitual.
→ Aplicación de honorarios en las liquidaciones · Agrupar honorarios en una sola factura · Abonar honorarios de una liquidación sin eliminarla · Anticipos de liquidación
Eliminar, corregir o retener el pago
Además de eliminar y regenerar una liquidación completa, puede retenerse temporalmente el pago de su saldo —por ejemplo, para provisionar un gasto futuro— o marcarse una hoja para que no se emita durante un tiempo, sin necesidad de eliminar su estructura.
→ Eliminación y corrección de liquidaciones · No emitir una liquidación temporalmente · Retener el pago de una liquidación