Adminet está diseñado para que la mayoría de las facturas se identifiquen y contabilicen solas, y para que el punteo del extracto bancario sea el punto central desde el que se pagan y concilian los movimientos.
Cómo entra una factura
Por correo electrónico (circuito principal: si el remitente coincide con el email del industrial, el PDF se guarda solo en "Facturas a identificar"), importación manual masiva, o Docuware (Adminet-Cloud). Mantener actualizado el email del industrial es clave para que el reconocimiento automático no falle.
→ Configurar recepción de facturas desde correo electrónico
Extracción de datos con IA
Adminet incorpora un servicio de inteligencia artificial —a contratar aparte, conviene confirmarlo con el responsable de cuenta— que extrae los datos de la factura (importe, fecha, número, IVA, referencia o póliza) combinando la lectura del texto del PDF con el análisis e interpretación visual del documento. Esto da mayor precisión que una simple lectura de texto y funciona incluso con documentos solo-imagen (escaneados), donde no hay texto que leer. Es el método recomendado frente a la configuración manual de plantillas por proveedor: funciona desde el primer documento y con cualquier formato de factura.
→ Análisis del contenido de facturas · Optimización de la gestión documental y contable de facturas · Vídeo: Identificación de facturas
Asociación automática a la comunidad correcta
Localiza el receptor por NIF o por póliza/contrato, comprueba si la factura ya existe, y si no la crea con los conceptos y reparto de la póliza. Regla de oro: el primer proceso que necesita el registro de la factura la crea (identificación del PDF o pago desde el extracto), y el segundo solo añade lo que falta.
→ Procedimiento de asociación de factura
Formas de pago
Caja, cheque y transferencia se ordenan desde una pantalla de pago propia. La domiciliación bancaria no: el cargo lo ejecuta el banco y se contabiliza a partir del extracto, mediante el punteo.
→ Pago por caja · Pago por cheques · Pago por transferencias · Pago por domiciliación bancaria · Vídeo: Facturas de industriales y pago de las mismas
Descarga automática y punteo de extractos
Con el plan digital contratado, Adminet descarga el extracto Norma 43 en automático; dándolo de alta como tarea inteligente, esa descarga —junto con su integración y el punteo automático de lo que se pueda resolver sin intervención— se ejecuta cada noche sin que nadie tenga que lanzarla. El punteo resuelve los movimientos en tres fases: identificación automática por póliza/contrato de mantenimiento (la mayoría), contraste con movimientos ya generados por Adminet, y punteo manual para el resto —el verdadero punto de trabajo diario, donde se identifican facturas nuevas no domiciliadas—.
→ Puesta en marcha de la descarga automática de extractos · Identificación automática de pólizas y contratos · Ventana "Punteo manual de movimientos" · Descarga automática de extractos bancarios (tarea inteligente)
→ Vídeos: Cargar extracto · Introducción a la contabilización desde el extracto bancario · Identificar nuevas pólizas · Punteo de extractos · Gasto comunitario · Ingreso individual de copropietario
Buena práctica: recibir el 100% de las facturas en PDF, mantener actualizados los emails de industriales, asociar siempre póliza/contrato a los gastos recurrentes, y trabajar el punteo a diario.
→ Por qué contabilizar desde extractos bancarios y no desde caja