Aunque quien llama tiene la sensación de hablar con un único interlocutor, por dentro el Asistente Telefónico Virtual funciona como un pequeño equipo de agentes especializados que se van pasando la llamada según lo que necesite la persona en cada momento:
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Recepción. Descuelga, saluda y en paralelo intenta identificar a quien llama por su número de teléfono, sin hacerle ninguna pregunta ni obligarle a esperar: si el número coincide con un contacto conocido, el asistente le saluda por su nombre al instante.
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Identificación. Si el número no basta para identificar a la persona, se le pide que se identifique con su DNI y el código postal de su comunidad, de uno en uno y con un máximo de dos intentos para no resultar pesados. Existen variantes de estos agentes en catalán y en el resto de idiomas.
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Recogida de datos. Si aun así no es posible identificar a quien llama, el asistente no cuelga: recoge el motivo de la llamada, o permite dejar una nota de voz, y genera un comunicado automático al administrador de la comunidad correspondiente para que pueda hacerle seguimiento.
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Consultas. Una vez identificada la persona, este agente responde directamente a preguntas sobre su cuenta —cuotas ordinarias y extraordinarias, presupuesto aprobado, recibos pagados— sin preguntarle qué cargo ocupa en la comunidad: el sistema ya conoce su rol y adapta la respuesta en consecuencia. Además, respeta siempre los permisos que el administrador haya configurado en Adminet24h: por ejemplo, si no ha habilitado ver los datos de contacto de la junta, el asistente podrá decir quién es el presidente o el vicepresidente, pero no facilitará su teléfono ni su correo electrónico. Consulte aquí el detalle de esta configuración de permisos.
Estos agentes se coordinan entre sí de forma transparente: si hace falta cambiar de idioma o de agente a mitad de conversación, la llamada se traspasa automáticamente al agente adecuado sin que la persona que llama note el cambio.