Proceso de enlace contable para el gestor patrimonial
Introducción
Adminet guarda información de todas las operaciones económicas relacionadas con el gestor patrimonial, de forma que se puede realizar una exportación de esas operaciones a la contabilidad.
Actualmente está disponible el enlace contable con los siguientes programas: Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, Sage Desktop, A3, A3CON.
Si usted utiliza otro programa contable, contacte con nuestro Servicio de Atención al Cliente y exponga su caso.
La información que se exporta desde adminet consiste en:
Las facturas de alquiler emitidas por el arrendador.
Los cobros y devoluciones de recibos registrados en la cuenta bancaria del arrendador.
Para exportar la información del gestor patrimonial, se debe configurar el plan contable en su ficha.
Para componer los asientos es necesario que adminet conozca los números de cuenta contable asociado a cada cliente, proveedor, comunidad, concepto de gasto, de facturación, de IVA, de IRPF… En cada una de esas fichas se puede ver y editar la cuenta contable. El botón Cuentas Contables dispone de una vista global para facilitar la introducción, revisión e impresión de las cuentas asociadas a cada ficha de adminet.
Cada vez que lo desee, puede realizar un enlace contable, para obtener un fichero con los asientos que todavía no se han exportado, en el formato definido por la contabilidad escogida. Tras generar el fichero, esas operaciones quedan marcadas como enlazadas para no volverse a exportar.
Desde la contabilidad que se haya escogido, se leerá y procesará el fichero creado desde adminet y los asientos serán incorporados al programa.
Activación
Sólo con indicar que un arrendador es de tipo Gestor patrimonial se incluye una sección de datos en su ficha para configurar el método de enlace.
Programa contable: Escoja el programa contable con el que quiere enlazar las operaciones realizadas con adminet. Dependiendo de la contabilidad seleccionada, la parte derecha de la ventana solicitará los parámetros necesarios para configurar el enlace contable.
Fecha inicio contabilidad: Indique la fecha a partir de la cual desea llevar los datos a la contabilidad del gestor patrimonial. Adminet sólo exportará datos registrados a partir de la fecha que indique en esta casilla. Supongamos que usted ha estado registrando manualmente los asientos en su contabilidad hasta el 31/03/2020 y desea que adminet exporte los datos a partir del 01/04/2020. Esa es la fecha que deberá indicar en esta casilla. Si la casilla se deja vacía, adminet exportará todas las operaciones que se realicen, independientemente de su fecha.
Longitud cuenta contable: Indique el número de dígitos que tienen en su contabilidad las cuentas sobre las que se registran los asientos.
Método de contabilización de las ventas: Si desea contabilizar las ventas de cada grupo de liquidación en cuentas diferentes, indique Por grupo de liquidación. Si no las quiere diferenciar, indique Por arrendador. Haga clic aquí para ver cómo contabiliza las ventas un gestor patrimonial.
Para los parámetros específicos de cada contabilidad, haga clic en el nombre del programa que se relaciona a continuación. Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, Sage Desktop, A3, A3CON.
Definición de cuentas
Las cuentas contables del gestor patrimonial en adminet pueden indicarse de dos formas diferentes:
A través del botón Cuentas contables que se encuentra en la ficha del arrendador de tipo gestor patrimonial.
Dentro de cada una de las fichas del gestor patrimonial.
Configuración / Plan contable
Acceda a la ficha del arrendador y haga clic en el botón Plan contable.
Esta ventana le permitirá ver, de forma fácil, si queda alguna cuenta pendiente de informar. El programa le mostrará con el texto en rojo aquellas descripciones cuya cuenta no esté informada o cuya longitud en dígitos no coincida con la informada en la sección Gestor patrimonial de la ficha del arrendador.
La ventana muestra el plan de cuentas agrupado por tipos de cuenta. Vaya indicando las cuentas correspondientes a cada línea. Puede guardarse la información sin necesidad de introducir todas las cuentas, pero no se permitirá realizar un enlace contable mientras haya cuentas sin informar.
Generales
Corresponde a la cuenta bancaria del arrendador y a las cuentas de ingresos por emisión y por devolución de recibos.
Clientes
Corresponde a la cuenta de cliente de los inquilinos.
IVA
Incluye todos los tipos de IVA posibles. Aunque no los vaya a usar todos, debe indicarlos. Si sabe con toda seguridad que alguno no lo va a usar, puede copiar en él la cuenta contable del que sí usará.
IRPF
Incluye todos los tipos de IRPF posibles. Aunque no los vaya a usar todos, debe indicarlos. Si sabe con toda seguridad que alguno no lo va a usar, puede copiar en él la cuenta contable del que sí usará.
Conceptos de recibo
Se trata de las cuentas de venta del gestor patrimonial. Las cuentas a informar en este apartado es sensiblemente diferente al resto. Para cada concepto de recibo debe indicar la cuenta que se va a ofrecer por defecto al dar de alta ese concepto en la ficha de un contrato de alquiler. Esa cuenta podrá ser cambiada en el propio contrato de alquiler sin que ese cambio afecte a la lista de cuentas del plan contable.
Ficha del gestor patrimonial
Cuenta bancaria
Vaya a la sección Cuenta bancaria. Para cada cuenta bancaria que introduzca debe indicar la cuenta en la que se deben registrar los apuntes de ese banco. Normalmente corresponderá al grupo 5720.
Fichas de contratos de alquiler
En todas las fichas de contratos de alquiler del gestor patrimonial deberá indicar:
Pestaña Datos generales: Debe especificar la cuenta de cliente (grupo 430) que corresponde a este inquilino en la contabilidad del arrendador.
Pestaña Datos de recibo: Para cada concepto debe indicar la cuenta en la que se registrará el importe de este concepto para cada factura que emita a este inquilino. Haga clic aquí para ver cómo puede organizar la contabilización de las ventas en la contabilidad del gestor patrimonial.
Enlace contable
El enlace contable consiste en dos procesos muy simples.
El primero es la creación desde adminet de uno o varios archivos de asientos, en el formato definido por el programa contable receptor.
El segundo, la importación de esos archivos desde el programa de contabilidad escogido.
Para realizar un enlace contable, vaya a la lista de arrendadores y haga clic derecho sobre un gestor patrimonial. Escoja Enlaces contables.
Se muestra la lista de enlaces contables realizados para este arrendador. Haga clic en el botón Nuevo y se abrirá el asistente.
También puede ir al apartado Alquileres y escoger la opción Enlaces contables gestor patrimonial. En la lista que se muestra, haga clic derecho y Nuevo.
El asistente le guiará en la ejecución del proceso. Si lo desea, puede realizar en un sólo proceso el enlace contable de todos los gestores patrimoniales que administre.
La siguiente ventana solicita la carpeta donde guardará los archivos correspondientes a los enlaces contables y la fecha hasta la que quiere incluir los movimientos. Cuando introduzca esta fecha, se copiará automáticamente a todos los gestores patrimoniales que haya en la lista. Si lo desea, puede cambiar la fecha para cualquiera de ellos.
También se solicita el número de asiento inicial para cada arrendador. Si el programa contable con el que enlaza es Adminis, debe dejar ese número de asiento vacío.
Cuando haga clic en Finalizar, adminet comprobará que todas las cuentas definidas en el plan contable de cada gestor patrimonial cumplan las normas de adminet. A continuación exportará las operaciones que no se hayan exportado antes y cuya fecha sea anterior o igual a la Fecha hasta. El resultado de la exportación consistirá en ficheros que guardará en la carpeta que usted haya indicado en pantalla. Las operaciones exportadas quedarán marcadas, de forma que no volverán a ser exportadas ni podrán ser modificadas dentro de adminet.
Al finalizar el asistente, se abre el explorador de archivos con la carpeta que contiene los ficheros generados.
Si desea más información sobre como son los archivos generados por el enlace contable, haga clic sobre el programa, en la siguiente relación. Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, Sage Desktop, A3, A3CON.
Registro de enlaces contables en adminet
Por cada enlace contable que procesa, adminet guarda un registro, desde el cual se puede consultar el contenido de ese enlace y, si fuera necesario, volver a generar los ficheros de exportación.
Para consultar los enlaces contables debe ir a la opción Enlaces contables gestor patrimonial del apartado Alquileres.
Haciendo doble clic sobre uno de ellos, se abrirá una ventana que muestra el contenido.
La ficha contiene diferentes pestañas para los diferentes tipos de operación contenidas en el enlace. Haciendo doble clic sobre cualquiera de las operaciones que componen el enlace contable, se puede consultar esa operación.
