Recepción de facturas desde Docuware
Introducción
Docuware es un proveedor de servicios de digitalización de documentos que, además, permite extraer en texto determinados datos de los documentos procesados.
Adminet dispone de un webservice (únicamente para usuarios de adminet-cloud) mediante el cual Docuware puede transferir al adminet del administrador las imágenes y los datos en texto correspondientes a las facturas recibidas de comunidades, arrendadores y del propio administrador.
Una vez contratados los servicios de Docuware, se debe configurar Adminet para que permita a Docuware conectarse al webservice de Adminet y remitir los datos correspondientes a las facturas. Haga clic aquí para ver cómo configurar la recepción de facturas desde docuware.
Datos que puede aportar Docuware
Por cada factura que Docuware remite a adminet, facilita los siguientes datos:
Documento. Se trata de un documento binario en formato pdf.
Usuario. Este dato no lo aporta Docuware, sino que es asignado por adminet en función del destinatario de la factura.
Industrial. Nif del industrial emisor de la factura. En caso de que el NIF no corresponda a ningún industrial de adminet, se genera un error y no se procesa la factura.
Fecha de expedición. Fecha en que el proveedor ha emitido la factura. Se permite no informarla.
Número factura. Longitud máxima de 60 caracteres. Se permite no informarla.
Importe total. Debe ser un importe diferente de cero. Si es negativo se considera que es un abono.
Tipo y NIF del destinatario de la factura. Tipo y NIF de la persona o empresa a la que se ha emitido la factura. El tipo puede ser uno de los siguientes: Comunidad, Macro comunidad, Propietario vertical, Perceptor reparto. El NIF debe ser único dentro de la correspondiente tabla de adminet. Si no existe ninguna referencia con ese NIF o si existe más de una, no se asocia la factura a ninguna de ellas.
Número póliza. Longitud máxima de 200 caracteres. Se permite no informarla. Si se informa se localiza este número en la lista de seguros y mantenimientos del destinatario de la factura.
Concepto horizontal. Sólo tiene utilidad si el destinatario es una comunidad o macrocomunidad. Indica el concepto de gasto que se asignará a la factura. Si se encuentre el registro de factura ya introducido dentro de adminet no se tiene en cuenta esta información. Si se tiene en cuenta, el concepto indicado debe constar en el plan de gastos de la comunidad o macrocomunidad.
Estado tramitación. Valores permitidos: Aceptada, Pendiente de Aceptación, Rechazada.
Proceso de recepción
Cuando se registra una factura procedente de Docuware, adminet la trata de la siguiente manera:
Analiza el NIF del industrial. Si sólo encuentra el NIF asociado a un único industrial, adjudica la factura a ese industrial. Si no lo encuentra o si hay dos o más industriales con ese NIF, rechaza la factura.
Analiza el NIF del destinatario. Dependiendo del tipo de destinatario indicado, localiza el NIF en la tabla de comunidades, macrocomunidades, arrendadores o perceptores de reparto. Si sólo encuentra el NIF asociado a un único destinatario, adjudica la factura a ese destinatario. Si no lo encuentra o si hay dos o más destinatarios con ese NIF, deja la factura sin asociar.
Intenta localizar la factura en adminet. Este paso lo aplica únicamente si en el paso anterior se ha conseguido asociar a un destinatario. Localiza entre las facturas de industriales si hay alguna que corresponda al mismo industrial, al mismo destinatario y cuyo importe total sea el mismo.
Si alguna factura coincide, selecciona aquellas cuyo número de factura contenido en la misma está vacío o coincide con el aportado por Docuware. Para las que están pagadas, descarta aquellas cuya fecha de movimiento bancario vinculado sea anterior a la fecha de expedición aportada por Docuware.
Si sólo se encuentra una factura que cumpla estos requisitos, se considera que el documento aportado por Docuware corresponde a esta factura y se le asocia.
Si encuentra más de una factura que cumpla estos requisitos, la añade al repositorio de Identificación de facturas, cumplimentando los datos Industrial, Destinatario, Num.Póliza, Num.Factura, Fecha expedición e Importe., facilitando así la posterior identificación por parte del usuario.
Si no encuentra ninguna, intenta dar de alta la factura del siguiente modo:
Si Docuware ha informado un número de póliza, analiza si el destinatario tiene esa póliza vinculada dentro del apartado Seguros y mantenimientos. Si es así, toma los conceptos de gasto y porcentajes de reparto vinculados a dicha póliza.
Si Docuware no ha informado un número de póliza y el destinatario es una comunidad o macrocomunidad, analiza si el Concepto horizontal informado se encuentra en el plan de gastos del destinatario. Si es así, toma ese concepto de gasto para asignar a la factura.
Con esos datos se da de alta la factura, como pendiente de pago y asociándole el documento digitalizado.
Si no puede dar de alta la factura por algún motivo, la añade al repositorio de Identificación de facturas, cumplimentando los datos Industrial, Destinatario, Num.Póliza, Num.Factura, Fecha expedición e Importe, facilitando así la posterior identificación por parte del usuario. Si la factura no se ha podido registrar por no encontrar el número de póliza o el concepto en el plan de gastos, la identificación de facturas mostrará un mensaje informativo. Haga clic aquí para más información sobre el proceso “Identificar facturas”.