Cuando la centralita del despacho desvía una llamada a Pragmática IA | VOZ, el asistente sigue siempre el mismo recorrido: identifica a quien llama, atiende su consulta, transfiere la llamada o avisa al despacho si hace falta, y deja constancia de todo lo ocurrido en Adminet.
Identificación de quien llama
Al descolgar, Pragmática IA | VOZ saluda con el nombre del agente configurado y, en paralelo, busca qué contacto tiene registrado en su ficha el teléfono desde el que se llama. Si lo encuentra, saluda a la persona por su nombre sin hacerle ninguna pregunta.
Si el teléfono no consta en Adminet, pide a la persona que se identifique con su DNI y el código postal de su comunidad, de uno en uno y con un máximo de dos intentos.
Para que un propietario pueda ser atendido, su comunidad y él mismo deben tener activado el acceso a Adminet24H. Consulte los requisitos en Configuración Pragmática IA | VOZ.
Atención de la consulta
Una vez identificada la persona, Pragmática IA | VOZ responde con los datos reales de Adminet a las consultas que el propietario podría hacer desde Adminet24H, como sus cuotas ordinarias y extraordinarias, el presupuesto aprobado o los recibos pagados. No necesita preguntar qué cargo ocupa la persona en la comunidad: lo conoce y adapta la respuesta.
Al responder tiene en cuenta:
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Los permisos configurados por el administrador para Adminet24H: no facilita ninguna información que el propietario no pudiera ver en la aplicación.
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El horario de atención y las instrucciones adicionales indicados en la configuración, para informar de horarios, vacaciones, festivos o teléfonos de urgencias.
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El idioma de quien llama: atiende en castellano, catalán, inglés, francés y alemán, y se adapta automáticamente al idioma en que le hablan.
Transferencia de la llamada
Si la persona pide hablar con alguien del despacho, Pragmática IA | VOZ transfiere la llamada al número, extensión o dirección SIP indicados en la configuración del agente telefónico, sin que tenga que volver a marcar.
Si el agente está configurado como Sin transferencia, la llamada no se transfiere: el asistente recoge el motivo de la llamada y lo comunica al despacho, tal como se explica en el apartado siguiente.
Avisos al despacho
Cuando la consulta requiere la intervención de una persona del despacho, porque no ha sido posible identificar a quien llama, porque deja una nota de voz o porque su petición no se puede resolver por teléfono, Pragmática IA | VOZ recoge el motivo de la llamada y genera un comunicado dirigido al usuario indicado en la ficha de la comunidad, con los datos de la llamada, para que pueda hacerle seguimiento.
Registro de las llamadas
De cada llamada atendida queda constancia en Adminet:
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Un breve resumen en el apartado Notificaciones recibidas del administrador.
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Un registro completo, con el resumen, la transcripción y la grabación, en la Consulta de llamadas.
La actividad global de la centralita se puede seguir en el Panel de estadísticas de la centralita.