Abonos de facturas emitidas del administrador
Introducción
Se pueden abonar facturas emitidas del administrador, independientemente de si son facturas a clientes, comunidades, arrendadores o perceptores de reparto.
Cuando se abona una factura, adminet establece una vinculación directa entre la factura y el abono generado, de forma que siempre se puedan consultar ambos desde sus respectivas fichas.
Tenga en cuenta que los abonos pueden llevar la misma numeración que las facturas o una numeración independiente. Haga clic aquí para más información.
Una factura puede ser abonada parcial o completamente, pero nunca se permitirá abonar por un importe superior al de la factura que se está abonando.
Si la factura ya ha sido cobrada o el importe del abono supera el importe pendiente de cobrar, se generará automáticamente uno o varios vencimientos de pago, en función de la forma de pago indicada en el abono.
Vista de facturas
La vista de facturas emitidas incluye en la misma lista, las facturas y los abonos emitidos. Disponen de datos relevantes para la gestión e identificación de los abonos.
Importe abonado: Indica el importe que ha sido abonado.
En una factura, si se ha abonado completamente, el importe abonado coincidirá con el importe total de la factura. Si no se ha abonado completamente, en Importe abonado se reflejará la cantidad abonada.
En un abono, indicará el mismo importe del abono.
Abono: Esta casilla estará activada en las líneas que correspondan a un abono. En las facturas, tanto si están abonadas como si no, esta casilla estará desactivada.
El importe pendiente de una factura, será el resultado de aplicar la siguiente fórmula:
Importe pendiente = Importe total - Importe cobrado - Importe abonado
Entre las últimas columnas puede ver la columna Importe abonado gastos devolución. En caso de que una factura incluya gastos de devolución y sea abonada, estos gastos también serán abonados y se reflejarán en esta columna.
En la siguiente imagen, destacamos una factura (en amarillo) y el abono de la misma (en verde).
Ficha de factura
En la ficha de la factura se han añadido nuevos botones, que son visibles en función de las características de la factura y de los permisos que tenga el usuario.
Abonar factura: Este botón se mostrará en las facturas (cobradas o pendientes) que no hayan sido abonadas. Permitirá realizar un abono (parcial o completo) de esa factura. Al hacer clic sobre el botón se abrirá una ficha de pre-factura.
Las facturas correspondientes a los honorarios de liquidaciones de alquiler no podrán ser abonadas. Haga clic aquí para más información.
Abrir abono asociado: Este botón se mostrará sólo en las facturas que hayan sido abonadas. Abrirá la ficha correspondiente al abono.
Abrir factura abonada: Este botón se mostrará sólo en las fichas de abono. Abrirá la ficha correspondiente a la factura vinculada.
Ficha de los vencimientos de las facturas
Recuerde que una factura, aunque generalmente tiene un único vencimiento, puede tener más de uno. Se muestran en la opción Vencimientos del apartado Facturación.
En la vista de vencimientos se puede ver una columna con el título Importe abonado.
En el vencimiento de una factura, si se ha abonado completamente, el importe abonado coincidirá con el importe del vencimiento. Si no se ha abonado completamente, en Importe abonado se reflejará la cantidad abonada.
En un abono, indicará el mismo importe del abono.
En la pestaña Vencimientos de la factura, se muestra una columna con el importe abonado por cada vencimiento. Si se hace doble clic sobre el vencimiento, se abre la ficha del mismo, donde se puede ver su detalle.
Emisión de abonos vinculados a una factura
Cómo informar del abono a realizar
Para abonar una factura, haga clic derecho sobre ella y escoja Abonar factura.
Se abre una ficha de pre-factura, que presenta los datos de la factura que se abona, con las siguientes características.
Los datos correspondientes al cliente y a la factura abonada no pueden ser cambiados.
En el cuadro Emitir factura se fuerza la opción Emitir factura y se solicita la Fecha de emisión.
A continuación, se solicita la forma en que se va a pagar al cliente el importe del abono. Hay opciones en esta ventana, que por la lógica del proceso no se pueden cambiar.
Por último se muestran las líneas que componen el abono, permitiendo su modificación.
Si no se modifica, se estará abonando la totalidad de la factura.
Si se desea abonar sólo una parte de la factura, debe modificarse el contenido de las líneas para especificar qué se abona.
Al Finalizar el asistente, se ejecuta automáticamente la emisión del abono.
Qué ocurre cuando se emite el abono
Al abonar facturas, se pueden dar diferentes combinaciones, dependiendo del estado de la factura (cobrada, pendiente o parcialmente cobrada) ,de si se abona total o parcialmente y de los vencimientos que tenga.
A continuación, puede ver un resumen de estas combinaciones y qué hace adminet en cada caso.
Si la factura que se abona está pendiente de cobro
No se permite el abono parcial de una factura pendiente de cobro. Si se desea abonar una parte, se debe realizar un abono total y una nueva factura con los conceptos correctos.
Tras la emisión del abono, la factura y sus vencimientos ya no son modificables y sus importes pendientes quedan a cero.
El abono y su vencimiento (se crea un único vencimiento) quedan como pagados y tampoco son modificables.
Si el abono es con cargo a una comunidad, arrendador o perceptor, le genera otra factura recibida igual que la que generó la factura, pero con signo negativo. La factura y el abono quedan marcados como no pendientes, sin generar movimientos en cobros pagos comunitarios.
Si la factura que se abona está totalmente cobrada
Una misma factura no puede ser abonada en varios abonos. Una vez se realice un abono parcial, no se podrá realizar un segundo abono vinculado a la misma. Si se necesita realizar un segundo abono de una misma factura se deberá generar la pre-factura del abono sin vincularlo a la factura.
Si se trata de una comunidad o arrendador que se administra con cuenta bancaria del administrador
Se permite la edición de los conceptos e importes en las líneas del abono, permitiendo especificar los motivos del mismo. En ningún caso el importe a abonar podrá ser superior al importe de la factura abonada.
Al haberse realizado el cobro de la factura cargándola en liquidación, con el abono se procederá del mismo modo. Por lo tanto no se permitirá indicar la forma de pago del abono.
Tras la emisión del abono, la factura y sus vencimientos siguen sin ser modificables. Sus importes pendientes siguen quedando a cero. La factura no refleja que se haya abonado nada, pero queda vinculada al abono.
El abono y sus vencimientos quedan como pagados y no son modificables.
Se genera otra factura recibida al arrendador, perceptor o comunidad, con los conceptos e importes reflejados en el abono (con signo negativo). Esa factura queda marcada como cobrada.
Si se trata de una comunidad o arrendador que se administra con cuenta bancaria propia
Se permite la edición de los conceptos e importes en las líneas del abono, permitiendo especificar los motivos del mismo. En ningún caso el importe a abonar podrá ser superior al importe de la factura abonada.
Al estar la factura ya cobrada, será necesario devolver al cliente el importe de la factura. Por ese motivo se crea un vencimiento a pagar por el importe del abono, con la forma de pago Transferencia/Ingreso en cuenta. Este abono se pagará desde el proceso Pagar abonos.
Tras la emisión del abono, la factura y sus vencimientos ya no son modificables. Sus importes pendientes siguen quedando a cero.
El abono queda como pendiente de pago y no es modificable. En el vencimiento del abono puede cambiarse la fecha de pago.
Se genera otra factura recibida al arrendador, perceptor o comunidad, con los conceptos e importes reflejados en el abono. Esta factura quedará como pendiente de pago. Se marcará como pagada cuando se realice el proceso Pagar abonos. El importe de esta factura y su vencimiento no se pueden alterar, pero sí se permite cambiar el detalle de conceptos, siempre y cuando el importe total coincida con el importe total del abono.
Si se trata de un cliente que no es ni comunidad ni arrendador
Se permite la edición de los conceptos e importes en las líneas del abono, permitiendo especificar los motivos del mismo. En ningún caso el importe a abonar podrá ser superior al importe de la factura abonada.
Al estar la factura ya cobrada, será necesario devolver al cliente el importe de la factura. Por ese motivo se permite crear uno o varios vencimientos a pagar, escogiendo la forma de pago que se desee (Pasan por despacho o Transferencia/Ingreso en cuenta).
Tras la emisión del abono, la factura y sus vencimientos ya no son modificables. Sus importes pendientes siguen quedando a cero.
El abono queda como pendiente de pago y no es modificable. En los vencimientos del abono puede cambiarse la forma, la fecha de pago y el importe a pagar, siempre que la suma de los vencimientos coincida con el importe total del abono.
Los vencimientos con forma de pago Transferencia/Ingreso en cuenta se pagarán desde el proceso Pagar abonos. Los que tienen forma de pago Pasan por despacho se pueden pagar a través de movimientos de caja o del extracto de norma 43.
Si la factura que se abona está parcialmente cobrada
Sólo se podrá dar el caso de una factura parcialmente cobrada cuando se trate de un cliente que no sea ni comunidad ni arrendador, ya que:
Las facturas a comunidades que se administran con cuenta bancaria del administrador, se cargan siempre en liquidación.
Las facturas a comunidades que se administran con cuenta bancaria propia, se emiten con un sólo vencimiento y se cobran mediante el proceso Domiciliar vencimientos que no permite el cobro fraccionado.
Las facturas a arrendadores se cargan siempre en la liquidación de alquileres.
Si se trata de un cliente que no es ni comunidad ni arrendador
Se permite la edición de los conceptos e importes en las líneas del abono, permitiendo especificar los motivos del mismo. En ningún caso el importe a abonar podrá ser superior al importe de la factura abonada.
Si el importe a abonar es inferior al importe pendiente de cobro
El abono queda como pagado (con un sólo vencimiento a pagar) y no es modificable.
En la factura, se descontará el importe abonado de todos los vencimientos pendientes, de forma proporcional al importe de los mismos. Quedará pendiente la factura por un importe que se calcula según la fórmula:
Importe pendiente = Importe total - Importe cobrado - Importe abonado
Si el importe a abonar es igual al importe pendiente de cobro
El abono queda como pagado (con un sólo vencimiento a pagar) y no es modificable.
Tras la emisión del abono, la factura ya no es modificable. Sus vencimientos pendientes de cobro se darán por abonados.
Si el importe a abonar es mayor al importe pendiente de cobro (inferior o igual al total factura)
Mientras el importe a abonar sea superior al importe pendiente de cobro, es indiferente si coincide o no con el total factura.
Al ser superior el importe a abonar que el importe pendiente de cobro, será necesario devolver al cliente la diferencia. Por ese motivo se permite crear uno o varios vencimientos a pagar, escogiendo la forma de pago que se desee (Pasan por despacho o Transferencia/Ingreso en cuenta).
Se emite el abono por el importe indicado. En los vencimientos del abono:
Se genera una entrega a cuenta, por el importe pendiente de la factura.
Se generan tantos vencimientos a pagar como se hayan indicado.
Tras la emisión del abono, la factura ya no es modificable. Sus vencimientos pendientes de cobro se darán por abonados.
El abono queda como pendiente de pago y no es modificable. En los vencimientos del abono puede cambiarse la forma, la fecha de pago y el importe a pagar, siempre que la suma de los vencimientos coincida con el importe total del abono.
Los vencimientos con forma de pago Transferencia/Ingreso en cuenta se pagarán desde el proceso Pagar abonos. Los que tienen forma de pago Pasan por despacho se pueden pagar a través de movimientos de caja o del extracto de norma 43.
Emisión de abonos sin vinculación directa con ninguna factura
Cómo informar del abono a realizar
Si desea generar un abono sin que esté directamente relacionado con ninguna factura, vaya a la opción de Prefacturas a clientes y dé de alta una nueva pre-factura.
Active la casilla Es abono. Si en la casilla Abonar factura no escoge ninguna factura, realizará un abono "libre". Si escoge una factura, el abono se deberá ceñir a los datos de esa factura.
En Emitir factura, escoja si desea Emitir factura de abono al finalizar la introducción de datos o si desea Guardar como pre-factura y emitir el abono con posterioridad.
Si guardó el abono como pre-factura, para emitirlo, márquelo y haga clic en el botón Emitir o haga clic derecho sobre la pre-factura y escoja la opción Emitir.
Qué ocurre cuando se emite el abono
La emisión del abono actúa de forma diferente, dependiendo de si se trata de una comunidad de propietarios, un arrendador/perceptor o un cliente.
Si se trata de una comunidad o arrendador que se administra con cuenta bancaria del administrador
El abono se carga directamente en liquidación. Sus vencimientos quedan como pagados y no son modificables.
Se genera otra factura recibida al arrendador, perceptor o comunidad, con los conceptos e importes reflejados en el abono (con signo negativo). Esa factura queda marcada como cobrada.
Si se trata de un arrendador que se administra con cuenta bancaria propia
El abono se carga directamente en liquidación. Sus vencimientos quedan como pagados y no son modificables.
Se genera otra factura recibida al arrendador con los conceptos e importes reflejados en el abono (con signo negativo). Esa factura queda marcada como cobrada.
Si se trata de una comunidad que se administra con cuenta bancaria propia
Al tener la comunidad cuenta propia, será necesario devolverle el importe del abono. Por ese motivo se crea un vencimiento a pagar por el importe del abono, con la forma de pago Transferencia/Ingreso en cuenta. Este abono se pagará desde el proceso Pagar abonos.
El abono queda como pendiente de pago y no es modificable. En el vencimiento del abono puede cambiarse la fecha de pago.
Se genera otra factura recibida a la comunidad, con los conceptos e importes reflejados en el abono. Esta factura quedará como pendiente de pago. Se marcará como pagada cuando se realice el proceso Pagar abonos. El importe de esta factura y su vencimiento no se pueden alterar, pero sí se permite cambiar el detalle de conceptos, siempre y cuando el importe total coincida con el importe total del abono.
Si se trata de un cliente que no es ni comunidad ni arrendador
Será necesario devolver al cliente el importe de la factura. Por ese motivo se permite crear uno o varios vencimientos a pagar, escogiendo la forma de pago que se desee (Pasan por despacho o Transferencia/Ingreso en cuenta).
El abono queda como pendiente de pago y no es modificable. En los vencimientos del abono puede cambiarse la forma, la fecha de pago y el importe a pagar, siempre que la suma de los vencimientos coincida con el importe total del abono.
Los vencimientos con forma de pago Transferencia/Ingreso en cuenta se pagarán desde el proceso Pagar abonos. Los que tienen forma de pago Pasan por despacho se pueden pagar a través de movimientos de caja o del extracto de norma 43.
Formas de pago
Las formas de pago que se contemplan en los abonos son:
Transferencia/Ingreso en cuenta: Se pagarán desde el proceso Pagar abonos. Requiere que se disponga del número de cuenta bancaria del cliente.
Pasan por despacho: Se puede registrar el pago a través de movimientos de caja o del extracto de norma 43.
Proceso "Pagar abonos"
Haga clic aquí para acceder a la ayuda del pago de abonos.