Expedientes
Introducción
Un expediente es un conjunto de operaciones económicas (entradas y salidas de dinero) destinadas a completar un trabajo relacionado con un cliente.
Si bien se contempla cualquiera de las operaciones que se pueden registrar desde los movimientos de banco y caja, momentáneamente se incluyen aquellas que permiten resolver el caso del cobro de la reserva para un alquiler, el importe de la fianza, el cobro del primer recibo y los honorarios de gestión del administrador.
Agrupando todas las operaciones relacionadas con una gestión en un expediente se facilita el seguimiento del estado del trabajo y la disponibilidad económica para atender los pagos relacionados con el mismo.
El expediente incluye un informe que permite obtener un detalle del estado del mismo.
Ejemplos de expedientes que se pueden gestionar
Expediente de reserva de alquiler
Cuando se recibe un importe a cuenta como reserva por un alquiler, todavía no existe ni el contrato de alquiler, ni la fianza, ni el recibo, ni la factura de honorarios del administrador. Esto dificulta especialmente el registro del movimiento bancario, pues no existe aún la contrapartida.
El ciclo de trabajo de un expediente de reserva de alquiler es:
Con el primer movimiento de ingreso se abre un expediente y se deposita en él el dinero. Los sucesivos cobros que se produzcan se irán añadiendo al expediente.
Cuando se haya cobrado el importe necesario para cerrar el expediente, el administrador procederá a emitir el primer recibo de alquiler y a generar su propia factura de honorarios.
A continuación, con el dinero depositado, se dará por cobrada la fianza, el recibo de alquiler y la factura de honorarios.
Si, tras estas operaciones, queda saldo en el expediente se devolverá al inquilino.
Acceso a los expedientes
Encontrará la vista de expedientes en el menú de Contabilidad.
Añadir un nuevo expediente
Se puede añadir un nuevo expediente desde dos puntos distintos de la aplicación.
Desde el movimiento de banco o caja mediante el cual se ingresa el primer importe
En el punteo de extractos por norma 43 y en los movimientos de caja, se dispone de una lista de opciones relacionadas con expedientes.
Puede iniciar el expediente con un ingreso por parte del cliente o bien registrando un pago desde caja o banco del administrador.
Supongamos que se recibe un ingreso por parte del inquilino. Al escoger esta opción se solicita el contacto al que está vinculado el expediente.
La siguiente ventana permite introducir los datos del expediente. Por defecto le ofrece el importe del movimiento, pero puede modificarlo. Por ejemplo si se da el caso de que el contacto entregue dinero también para otra gestión independiente del expediente que vamos a generar.
El código de expediente es opcional. Puede cumplimentarlo si necesita identificarlo con alguna codificación que lo relacione con otras áreas de su despacho.
Si el contacto seleccionado ya tiene un expediente abierto, el programa le permite ingresar el importe en el expediente existente o bien abrir un nuevo expediente.
Desde la propia ficha del expediente
Para añadir un nuevo expediente, sitúese en la vista de expedientes y haga clic en el botón Nuevo.
Se abre el asistente, que solicita el contacto al que corresponde el expediente.
A continuación, se pregunta si el primer ingreso relacionado con este expediente ya fue gestionado con otro programa o si ya ha sido contabilizado.
Si responde que sí, se añadirá la ficha del expediente con los datos que indique, sin realizar ningún movimiento contable.
Si responde que no, se añadirá el expediente generando el movimiento contable según los datos que cumplimente.
Expediente que ha sido gestionado con otro programa o bien ya ha sido contabilizado
En este caso, se muestra la siguiente ventana.
Tras cumplimentar los datos, se muestra la ficha del expediente cumplimentado.
El expediente ha sido creado y se muestra por si desea continuar trabajando con él. Por ejemplo, añadir observaciones o realizar operaciones de compensación, devolución o ingreso adicional.
Si se ha equivocado en los datos al dar de alta el expediente, elimínelo y vuelva a darlo de alta.
Las operaciones que realice a partir de ahora, serán contabilizadas por adminet. Vea, más abajo, el capítulo dedicado a las operaciones con expedientes.
Expediente que se gestiona con adminet desde el principio
La ventana siguiente, solicita la fecha del movimiento, la cuenta contable donde registrar el expediente, la cuenta bancaria del administrador en que se realiza el cobro y el importe. También permite añadir observaciones para complementar la información.
Al hacer clic en Finalizar, se genera el movimiento bancario, que queda pendiente de puntear y se registra el expediente, dejando abierta su ficha.
Vista de expedientes
La vista de los expedientes tiene el siguiente aspecto.
Haciendo doble clic sobre una línea se muestra el detalle de ese expediente.
Fecha creación: Fecha en que se ha dado de alta la ficha del expediente.
Código expediente: Este dato es opcional y puede usarlo como mejor prefiera.
Descripción: Es libre y opcional. Identifique brevemente la finalidad de este expediente.
Cuenta contable: Indique la cuenta contable del administrador en la que registrar el dinero correspondiente a este expediente.
Saldo: Importe ingresado en el expediente y pendiente de asignar.
Observaciones: Texto libre que permite complementar la información del expediente.
Movimientos: Lista de operaciones económicas relacionadas con este expediente. El conjunto de estas operaciones da como resultado el saldo del expediente.
Operaciones el expediente
La ficha del expediente incorpora tres botones que permiten registrar las distintas operaciones que se realizan con el mismo.
Ingreso adicional
Junto con el movimiento de constitución del expediente, es una operación de entrega de dinero por parte del contacto. Se debe indicar la cuenta bancaria en la que se debe registrar la operación y el importe recibido.
Compensación
Permite identificar los diferentes movimientos para los que es utilizado el dinero ingresado en el expediente y que están relacionados con recibos o facturas generados por el administrador .
Muestra la siguiente ventana, en la que debe indicar el tipo de operación. Para cada una de ellas se abrirá una ventana similar a la que se muestra en las opciones de Norma 43 y movimientos de caja.
No es necesario registrar todos los movimientos del expediente de una sola vez. Pueden irse registrando a medida que se tenga disponibilidad para hacerlo.
Propios
Factura emitida: Registrará el cobro de una factura de honorarios del administrador. Esta factura debe haber sido emitida previamente y debe estar pendiente de cobro.
Alquileres
Recibo: Registrará el cobro de uno o varios recibos. Estos recibos deben estar emitidos y pendientes de cobro.
Cobro anticipado: Creará un cobro anticipado con el importe que se indique. El uso más frecuente del cobro anticipado será el de aplicarlo para el importe sobrante del expediente, una vez realizadas todas las operaciones.
Ingreso de fianza: Aplicará el importe que se indique a una fianza nueva o ya existente. Para ello será necesario que se haya dado de alta el contrato de alquiler.
Comunidades
Recibo: Registrará el cobro de uno o varios recibos. Estos recibos deben estar emitidos y pendientes de cobro.
Cobro anticipado: Creará un cobro anticipado con el importe que se indique. El uso más frecuente del cobro anticipado será el de aplicarlo para el importe sobrante del expediente, una vez realizadas todas las operaciones.
Gasto / Abono
Permite identificar el pago de gastos vinculados a un expediente, así como abonos de cantidades procedentes de esos mismos gastos.
Muestra la siguiente ventana, en la que debe identificar la operación.
Devolución
Con esta operación se registra la devolución del importe sobrante del expediente al contacto. Se generará un fichero para efectuar el pago por transferencia, debiendo indicar, la cuenta bancaria de destino, la ubicación para el fichero SEPA y la fecha de ejecución de la misma.
Expedientes liquidados
Cuando el expediente ha sido finalizado, su saldo queda a cero. En ese caso sólo es visible en la vista de expedientes si se escoge Liquidados o Todos.
Si se abre la ficha del expediente, se pueden ver todos los movimientos económicos registrados en él.
Cobros, pagos y movimientos bancarios del expediente
Los movimientos relacionados con ingreso, ingreso adicional y devolución generan movimientos del administrador y se podrán consultar en los cobros y pagos del administrador.
Los movimientos de compensación por factura emitida, generan cobros del administrador.
Los movimientos de compensación por recibos de alquiler, generan cobros pagos de inquilinos que son liquidados al arrendador.
Los movimientos de compensación por cobro anticipado, generan cobros pagos del administrador.
Los movimientos de compensación por cobro de fianza:
Si se han ingresado en cuenta del administrador, generan cobros y pagos del administrador.
Si se han ingresado en cuenta del arrendador, generan cobros y pagos del arrendador y son mostrados en su liquidación.
Informe del expediente
El botón Informe expediente muestra un detalle de las operaciones económicas efectuadas con ese expediente.
