Proceso de enlace contable del administrador
Introducción
Adminet guarda información de todas las operaciones económicas que se registran, de forma que se puede realizar una exportación de esas operaciones a la contabilidad.
Actualmente está disponible el enlace contable con los siguientes programas: Adminet, Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, A3, A3CON.
Si usted utiliza otro programa contable, contacte con nuestro Servicio de Atención al Cliente y exponga su caso.
La información que se exporta desde adminet consiste en:
Las facturas de venta a comunidades y/o otros clientes.
Las facturas de compra a proveedores y/o acreedores.
Todo tipo de movimientos bancarios (remesas, devoluciones, pagos y cobros por cuenta de las comunidades, cobros y pagos propios, transferencias, traspasos…).
Todo tipo de movimientos de caja (cobros de recibos, pagos y cobros por cuenta de las comunidades, cobros y pagos propios, traspasos…).
Los movimientos económicos de fondos de terceros en poder del administrador.
Para exportar la información de adminet, se debe activar y configurar esta funcionalidad en la ficha de Empresa. Si se encuentra activo el enlace contable, todas las pantallas y procesos de adminet solicitarán la información contable necesaria para elaborar los asientos. En caso contrario, adminet no solicita ningún tipo de información contable.
Para componer los asientos es necesario que adminet conozca los números de cuenta contable asociado a cada cliente, proveedor, comunidad, concepto de gasto, de facturación, de IVA, de IRPF… En cada una de esas fichas se puede ver y editar la cuenta contable. El botón Plan Contable dispone de una vista global para facilitar la introducción, revisión e impresión de las cuentas asociadas a cada ficha de adminet.
Cada vez que lo desee, puede realizar un enlace contable, de modo que:
Para el enlace con Adminet, el proceso de enlace contable no genera un archivo para importar, sino que crea los asientos de forma directa.
Para el resto de enlaces, para obtener un fichero con los asientos que todavía no se han exportado, en el formato definido por la contabilidad escogida. Tras generar el fichero, esas operaciones quedan marcadas como enlazadas para no volverse a exportar. Desde la contabilidad que se haya escogido, se leerá y procesará el fichero creado desde Adminet y los asientos serán incorporados al programa.
Activación
Para activar el enlace contable, vaya a la opción de menú Configuración y haga clic en el botón Empresa. En la ventana que se abre, vaya a la sección Enlace contable y active la casilla Se realiza enlace contable. Cumplimente los demás datos de la ventana.
Haga clic aquí para más información sobre los datos de esta ventana.
Definición de cuentas
Las cuentas contables en adminet pueden indicarse de dos formas diferentes:
A través del botón Cuentas contables que se encuentra en el menú Configuración General.
Dentro de cada una de las fichas de adminet en las que se solicita una cuenta contable.
Configuración / Cuentas contables
Acceda al menú Configuración general y haga clic en el botón Cuentas contables.
La ventana muestra el plan de cuentas agrupado por tipos de cuenta. Vaya indicando las cuentas correspondientes a cada línea. Puede guardarse la información sin necesidad de introducir todas las cuentas, pero no se permitirá realizar un enlace contable mientras haya cuentas sin informar.
Esta ventana le permitirá ver de forma fácil si queda alguna cuenta pendiente de informar. El programa le mostrará con el texto en rojo aquellas descripciones cuya cuenta no esté informada o cuya longitud en dígitos no coincida con la informada en la sección Enlace contable de la ficha Empresa.
Haga clic aquí para más información sobre el botón "Cuentas contables".
Asignación de cuentas en fichas y tablas
En todas las fichas en que sea necesario indicar una cuenta contable, adminet se lo solicitará. Por ejemplo, en la ficha de la comunidad:
en el apartado Datos generales de la ficha de la comunidad se solicita la cuenta de la comunidad como cliente del despacho.
en el apartado estructura de liquidación, si la comunidad se administra con cuenta de administrador, se solicita la cuenta contable de fondos de terceros.
En algunas tablas de datos básicos, como por ejemplo Tipos de IVA o Tipos de IRPF, se debe indicar también sus correspondencias con la contabilidad.
Enlace contable
El enlace contable consiste en dos procesos muy simples.
El primero es la creación desde adminet de uno o varios archivos de asientos, en el formato definido por el programa contable receptor.
El segundo, la importación de esos archivos desde el programa de contabilidad escogido.
Para crear los archivos de asientos, vaya al menú Procesos y haga clic en el botón Realizar enlace contable.
Se abre un asistente para guiarle en la ejecución del proceso. En la ventana muestra el programa contable que está configurado en Empresa. No se permite cambiar.
Haga clic en el nombre del programa que se relaciona a continuación para ver la ventana del asistente. Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, Sage Desktop, A3, A3CON.
Cuando haga clic en Siguiente, adminet comprobará que todas las cuentas definidas en su plan contable cumplan las normas de adminet. A continuación exportará las operaciones que no se hayan exportado antes y cuya fecha esté comprendida entre los valores Fecha inicio y Fecha hasta. El resultado de la exportación consistirá en ficheros que guardará en la carpeta que usted haya indicado en pantalla. Las operaciones exportadas quedarán marcadas, de forma que no volverán a ser exportadas ni podrán ser modificadas dentro de adminet.
En el caso de que haya realizado una migración de datos desde adminis u otro programa, los datos migrados se consideran ya enlazados contablemente y no son incluidos en nuevos enlaces, aunque su fecha sea posterior a la Fecha inicio.
Al finalizar el proceso se mostrará una ventana informando de las operaciones que se han exportado.
Si desea más información sobre como son los archivos generados por el enlace contable, haga clic sobre el programa, en la siguiente relación. Adminis, Contaplus, Sage 50C, Sage 200C, Sage Desktop, A3, A3CON.
Registro de enlaces contables en adminet
Por cada enlace contable que procesa, adminet guarda un registro, desde el cual se puede consultar el contenido de ese enlace y, si fuera necesario, volver a generar los ficheros de exportación.
Para consultar los enlaces contables debe ir a la opción Enlaces contables del menú Contabilidad.
Haciendo doble clic sobre uno de ellos, se abrirá una ventana que muestra el contenido.
La ficha contiene diferentes pestañas para los diferentes tipos de operación contenidas en el enlace. Haciendo doble clic sobre cualquiera de las operaciones que componen el enlace contable, se puede consultar esa operación.
