Datos que se traspasan de adminis horizontal a adminet comunidades
Qué información se traspasa
Copropietarios
Forma de cobro de los copropietarios. Las formas de cobro adminis "cuentas internas" contra propietarios y fincas de vertical se traspasan a la forma de cobro "Enlace adminis vertical", incluyendo la finca o propietario de adminis a quien se debe cargar el gasto.
Cuotas ordinarias, extraordinarias y de fondo de reserva.
Órdenes de domiciliación SEPA. Se traspasa la referencia SEPA y los documentos asociados.
Comunidad
Cuentas bancarias.
Coeficientes.
Periodo de liquidación.
Fecha última liquidación.
Saldo de la última liquidación ordinaria (comunidad y departamentos).
Saldo de la última liquidación de fondo de reserva (si tiene) (comunidad y departamentos).
Idioma de la comunidad.
Cuentas contables.
Honorarios de administración.
Plan de gastos
Plan de gastos asociado a la comunidad.
Agrupaciones de conceptos para el plan de gastos.
Presupuestos
Presupuesto vigente. Sólo se traspasa el presupuesto que tiene la comunidad marcado como vigente.
Si la comunidad no tiene plan de gastos, al importar el presupuesto, crea el plan de gastos a partir del presupuesto.
Industriales
Forma de pago por transferencia a industriales. Se asigna forma de pago Transferencia a los industriales que tienen vinculada una cuenta bancaria para pago de facturas.
Tipo de IRPF (porcentaje de IRPF aplicado en sus facturas) y clave de IRPF (para la confección del modelo 190).
Facturas pendientes de pago y documentos asociado a estas facturas. Tanto las asociadas a la liquidación ordinaria, al fondo de reserva como a las derramas. Sólo las que van con cargo al fondo de reserva de un bien común no se traspasan porque en Adminet el bien común no gestiona fondo de reserva.
Plantillas de pago de facturas a industriales. Tanto las asociadas a la liquidación ordinaria, al fondo de reserva como a las derramas. Sólo las que van con cargo al fondo de reserva de un bien común no se traspasan porque en Adminet el bien común no gestiona fondo de reserva.
Facturas pagadas dentro del ejercicio y documentos asociado a estas facturas (necesarias para la declaración de impuestos).
Localizaciones de la norma 43 para identificar la posición de industrial y número de póliza dentro del extracto bancario.
Pólizas. Si el industrial tiene en adminet póliza o seguro de mantenimiento, le vincula la póliza automáticamente. Si no tiene ni póliza ni seguro de mantenimiento, le crea automáticamente una póliza.
Impuestos
Retenciones de IRPF.
Registros del modelo 347 del ejercicio en curso (Horizontal – Impuestos).
Cartera de recibos
Recibos pendientes y devueltos.
Cobros/Pagos
Cobros/pagos comunitarios pendientes de liquidar y sus documentos adjuntos (provisión de fondos y fondo de reserva).
Cobros/pagos individuales pendientes de liquidar y sus documentos adjuntos (provisión de fondos y fondo de reserva).
Si la comunidad no tiene plan de gastos ni presupuesto vigente, al importar los cobros/pagos comunitarios, crea el plan de gastos a partir de cobros/pagos.
Derramas
Derramas extraordinarias que liquidan por derrama (las que liquidan en provisión de fondos no se traspasan).
Cobros/pagos comunitarios asociados a la derrama y sus documentos adjuntos.
Cobros/pagos individuales asociados a la derrama y sus documentos adjuntos.
Qué información no se traspasa
Administrador
Cuentas bancarias del administrador
Comunidad
Campo observaciones de la comunidad.
Campo observaciones de los departamentos.
Datos personales de los empleados de la comunidad (porteros, conserjes, etc.)
Liquidaciones y actas
Liquidaciones guardadas de ejercicios anteriores.
Actas cerradas y guardadas.
Presupuestos
Presupuestos no vigentes. No se traspasan ni los de ejercicios anteriores ni los del ejercicio actual que no estén marcados como vigentes.
Industriales
Facturas pagadas, de ejercicios anteriores al actual.
Impuestos
Retenciones de IRPF y registros del modelo 347 de ejercicios anteriores (Horizontal – Impuestos).
Declaraciones de impuestos presentadas con otros programas.
Cartera de recibos
Recibos cobrados del ejercicio actual y ejercicios anteriores. Sí se traspasan los cobros/pagos asociados a estos recibos, para liquidar el ejercicio en curso con Adminet.
Cobros/Pagos
Cobros pagos liquidados. Son los que se encuentran en el Histórico de cobros/pagos de adminis.
Derramas
Derramas que no se liquidan por derrama. Las que liquidan en fondo de reserva no se traspasan. Las que liquidan en provisión de fondos no se traspasan, pero sus cuotas sí que se traspasan como otras cuotas ordinarias extras.
Otros
Plantillas de entrada masiva de pagos.
Documentos digitalizados vinculados a cualquier elemento que no sea cobro/pago, factura de industrial o mandato.
Datos referentes a la aplicación de IBI de adminis.
Acciones a realizar una vez traspasadas las comunidades
Activar las comunidades para que pueda operar con ellas.
Si las comunidades tiene cuenta bancaria propia:
Establecer si se se realizar un fichero SEPA por cada cuenta bancaria o uno único por banco.
Establecer el presentador del fichero SEPA en el caso que no sea la propia comunidad.
Revisar los sufijos de las cuentas bancarias.
Revisar, en la sección Estructura de liquidación de la ficha de cada comunidad, que las cuentas bancarias asignadas a la liquidación ordinaria y a las derramas sean correctas.
En el apartado Facturación comprobar que las previsiones de facturas de honorarios a las comunidades coinciden con las que se facturan periódicamente.
Si a final del primer ejercicio se va a desear procesar el modelo 190 de las comunidades, se deberán generar con Adminet los modelos 111 que se hubieran emitido y presentado con otro programa. Estos modelos 111 simulados, lógicamente no se enviarán a la AEAT, pero son necesarios ya que el modelo 190 recoge la información de todas las declaraciones trimestrales que encuentra.
Muy importante
Las comunidades pueden traspasarse en su totalidad o por grupos, pero recomendamos realizar un traspaso total para evitar duplicidades en la gestión.
Hay que tener en cuenta que el traspaso es definitivo. No existe la posibilidad de repetirlo.
Desde el momento en que se realiza el traspaso de una comunidad ya no se debe trabajar más con esa comunidad en Adminis Horizontal. Sólo se accederá a Adminis para consultar aquellos datos que no hayan sido traspasados hacia Adminet,
Cada comunidad traspasada debe ser verificada dentro del entorno de Adminet y marcarse como operativa. Mientras no se efectúe este paso, la comunidad estará bloqueada y no participará de ninguno de los procesos del módulo de comunidades.
Las comunidades ya traspasadas deben excluirse en Adminis de todos los procesos (emisión de recibos, punteo de extractos…)
Con relación a los impuestos, para poder obtener el modelo 190 y 390 a final de ejercicio, será necesario volver a procesar desde Adminet los modelos de declaración trimestral (modelos 111 y 303) de los trimestres que se hayan emitido con el programa antiguo (Adminis o cualquier otro). Además de procesar estos modelos se debe comprobar que el modelo obtenido coincida al 100% con el presentado a la AEAT.
Recordamos que Adminis quedará operativo para poder consultar la información histórica como actas, liquidaciones, presupuestos, recibos... etc.