Todas las facturas recibidas que se registran en Adminet deben tener asignado un valor en la casilla Estado de tramitación. Originalmente, ese estado era siempre Aceptada. Actualmente su asignación se basa en las reglas que se detallan a continuación.
Esta automatización afecta a las facturas recibidas de comunidades (horizontal), de arrendadores (vertical) y del administrador. Las facturas de contratos eléctricos son una excepción y se tratan al final de esta página.
Haga clic aquí para más información sobre el proceso de aceptación de facturas.
De dónde se toma el “Estado de tramitación” y la casilla de “Pendiente de revisar”
Al crear una factura, Adminet determina su Estado de tramitación y la casilla Pendiente de revisar tomando el primer valor disponible en este orden:
Cuando el usuario registra la factura manualmente
El Estado de tramitación será el que esté configurado por defecto en la ficha de la empresa. La casilla Pendiente de revisar se mostrará desactivada.
Cuando la factura se crea automáticamente (por identificación automática)
Si la factura se registra automáticamente es porque está asociada a un contrato de mantenimiento o a una póliza de seguro. En este caso tomará estos valores de la ficha de ese contrato o póliza.
Cuando la factura se crea desde “Generar facturas - Desde previsiones”
Estas facturas no se asocian a contratos de mantenimiento ni pólizas de seguro. Por lo tanto, el Estado de tramitación será el que esté configurado por defecto en la ficha de la empresa. La casilla Pendiente de revisar se mostrará desactivada.
Cuando se da de alta un contrato de mantenimiento o una póliza de seguro
El Estado de tramitación será el que esté configurado por defecto en la ficha de la empresa. La casilla Pendiente de revisar se mostrará desactivada.
Configuración por defecto en la ficha de empresa
En la ficha de la empresa, dentro del apartado Forma de cobro y facturas, se ha añadido un grupo nuevo en el que se indica el estado de tramitación con el que nacerán por defecto las facturas de horizontal, vertical y administrador.
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Para facturas recibidas de comunidades, los estados que pueden escogerse son: Pendiente de aceptación (Administrador), Pendiente de aceptación (Presidente), Aceptada y Rechazada.
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Para facturas recibidas de arrendadores, los estados que pueden escogerse son: Pendiente de aceptación (Administrador), Pendiente de aceptación (Propietario), Aceptada y Rechazada.
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Para facturas recibidas del administrador, los estados que pueden escogerse son: Pendiente de aceptación (Administrador), Aceptada y Rechazada.
Configuración en el contrato de mantenimiento y la póliza
En el contrato de mantenimiento y en la póliza de seguro, dentro del bloque Datos para contabilización, puede indicarse el estado de tramitación que tendrán las facturas generadas a partir de ellos.
Al crear la ficha, se propone el estado configurado en la empresa administradora, y puede modificarse siempre que esté marcada la casilla Generar factura.
Si posteriormente se desmarca la casilla Generar factura, el estado de tramitación y la marca de pendiente de revisar que se hubieran indicado se conservan.
Procesos en los que se aplica
El estado de tramitación configurado se tiene en cuenta en todos los procesos que dan de alta facturas recibidas:
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Los asistentes de nueva factura.
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El punteo de extractos, tanto manual como automático, y tanto para gastos como para abonos.
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La identificación automática de facturas: por PDF, por IA, por plantilla y por correo.
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La generación de facturas a partir de previsiones.
Casos particulares
Las facturas asociadas a contratos eléctricos de Pragma+ siguen generándose con el estado Aceptada y sin marca de pendiente de revisar, al margen de la configuración anterior.
Al adjuntar un documento a una factura ya existente, la factura conserva su estado de tramitación; adjuntar el documento no lo modifica.