Versión 2014.10.10
GENERAL
En la ficha base datos de conocimiento, se han añadido los campos fecha de creación, creado por, fecha última modificación, modificado por, y un chec de pendiente de revisión.
Se arregla el problema al guardar un fichero .docx abierto desde Adminet. Anteriormente, el sistema le cambiaba la extensión a .doc con lo que el fichero quedaba dañado.
Se añade la opción de poder guardar borradores. Ahora al redactar un nuevo comunicado, existe la opción de guardar ese comunicado como borrador. Este borrador se encuentra dentro de una nueva carpeta llamada “Borradores”.
En la configuración del correo electrónico del usuario, en el apartado SMTP, se añade un nuevo campo: “Usar otro mail para envío”. Si se informa este campo, el envío se realiza desde esta cuenta con lo que los correos se responderán también a esta cuenta.
Se soluciona el error al enviar un nuevo fax y nuevo SMS.
En el menú contextual de la lista de comunidades y macro-comunidades se ha añadido un nuevo apartado: ‘Procesos’, que dentro se ha colocado la opción de “Notificar masivamente”.
En el menú contextual de la lista de arrendadores se ha añadido un nuevo apartado: ‘Procesos’, que dentro se ha colocado la opción de “Notificar masivamente”.
En los informes generados por Adminet existe la posibilidad de enviarlos por email, ahora, este envío, el sistema lo realiza vía comunicados del propio Adminet. No utiliza mensajería externa. El sistema crea un nuevo comunicado con el informe adjunto en formato seleccionado.
Al guardar una copia de un PDF generado por Adminet (liquidaciones, actas, convocatorias, presupuestos…) el programa daba un error de secuencia cerrada, este error ha sido solucionado.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Importante mejora en los controles de documentos adjuntos. Actualmente el programa dispone de tres formas para añadir, modificar o eliminar documentos adjuntos.
Árbol de documentos. Podemos ver un ejemplo en la ficha de la comunidad, el apartado “Documentos” donde se muestran los ficheros de la comunidad en forma de árbol.
Control de Adjuntos similar a Outlook. Podemos ver un ejemplo en la ficha de envío de un comunicado. Es un control parecido a una caja de texto donde vamos añadiendo los documentos a adjuntar al comunicado.
Grid de documentos. Vemos un ejemplo en la ficha de un contrato de mantenimiento o póliza de seguro donde se muestran los documentos asociados en forma de lista.
A estas tres formas de manipulación de documentos adjuntos se le han añadido estas funcionalidades:
Se indica el tamaño del documento, muy útil cuando vamos a enviar un correo electrónico y no queremos pasarnos del tamaño permitido de envío.
Copiar y pegar. Por ejemplo, podemos copiar un documento adjunto en un mantenimiento y pegarlo en un comunicado. Hay total libertad para copiar y pegar documentos entre los diferentes documentos adjuntos en toda la aplicación.
Arrastrar y soltar. Desde cualquier carpeta de Windows o desde el escritorio, podemos arrastrar el documento hacia Adminet. El documento se adjunta automáticamente.
Además se añade una nueva opción de “Guardar todos los documentos”.
Para el control de adjuntos similar a Outlook de los comunicados, cuando adjuntamos muchos documentos, el control se va haciendo más grande progresivamente. Si seguimos añadiendo documentos, crece hasta tres líneas y luego se muestra una barra de scroll.
COMUNIDADES
En la identificación de movimientos bancarios por Norma 43, en el primer paso de identificación automática a través de pólizas, se ha añadido una nueva columna con una casilla de verificación, donde podemos especificar si se desea contabilizar los mantenimientos identificados o no.
Al intentar cobrar un recibo, ya sea a través de caja o banco, si el recibo ha sido reclamado judicialmente, el programa muestra un aviso notificándolo, aun así, el usuario puede cobrarlo.
Se mejora la visualización de los listados de cobros pagos individual / comunitarios. Ahora salen agrupados por grupo de liquidación o bien común. Esto permite ver de una forma más clara la información.
Se permite crear cuotas puntuales de recibos ordinarios para fechas en concreto. Esta opción permite girar recibos en fechas diferentes a la cuota ordinaria establecida.
En las incidencias de tipo reunión se permite borrar las tareas asociadas a procesos. El programa avisa que si la eliminamos, no la podremos añadir posteriormente.
En los envíos de actas de la reunión, se añade una casilla de verificación donde podemos indicar que se realice un único envío por propietario, de forma tal que si hay un propietario que es dueño de múltiples propiedades dentro de la misma comunidad, se le envíe únicamente un acta y no tantas como propiedades tenga.
Permitir eliminar liquidaciones, presupuestos y derramas asociados a reuniones, se elimina la relación con la reunión sin necesidad de eliminar la reunión completamente.
El informe de liquidación permite mostrar los totales por cada una de las derramas que están aprobadas y aún no liquidadas. Esta opción se configura en apartado configuración de la Comunidad.
Vemos un ejemplo de liquidación con los totales de las derramas aprobadas y no liquidadas.
Avisos pago de facturas
Al realizar pagos de facturas a industriales, ya sea, por cheque o transferencia, el programa presenta un nuevo asistente donde permite notificar a cada industrial las facturas pagadas.
Para gestionar o modificar las plantillas que se utilizan para notificar el pago de facturas, se ha añadido una nueva opción “Plantillas de pago de factura” dentro de la pestaña de opciones “Plantillas de texto”.
Contadores
Nuevo módulo de contadores. Es útil para aquellas comunidades y macro-comunidades que controlan internamente consumos, por ejemplo, comunidades que tengan depósitos de gas y son responsables del cobro a cada propietario de su consumo correspondiente.
Al dar de alta un nuevo contador, automáticamente el programa lo añade al plan de gasto, permitiendo que posteriormente se le puedan imputar facturas y gastos. Estos gastos no se reparten por coeficiente, pues su cobro se realizará a través de los consumos provenientes de las lecturas de cada contador.
A partir de ciertas variables que se introducen al dar de alta un contador, como son: Precio unitario, importe mínimo y cuota fija, el programa a partir de la lectura anterior y la lectura actual, calcula el importe del consumo. Este importe es añadido como una línea de recibo.
Además los contadores aparecen en los presupuestos ordinarios a modo informativo pues sus importes no alteran la cuota ordinaria.
Los contadores, se liquidan dentro de la liquidación ordinaria, en un bloque independiente. Identificando por cada uno de los contadores, todos los gastos e ingresos que se han producido asociados al contador.
Contabilidad
Al contabilizar un movimiento de caja, se puede modificar la fecha del movimiento pudiendo especificar una fecha anterior a la fecha actual.
Desde la ficha de pago factura bancario, se ha añadido un nuevo botón que permite re-enviar al industrial el aviso de pago de las facturas.
En los listados de cobros pagos comunitarios e individuales, se ha añadido un desplegable con las opciones: ‘Pendientes de liquidar’, ‘Liquidados’ y ‘Todos’. De esta forma, se pueden consultar cobros pagos que han sido liquidados anteriormente.
En los listados de cobros pagos comunitarios e individuales, se permite listar movimientos de derramas ya liquidadas.
Envío de documentación
En el menú contextual de la lista de comunidades y macro-comunidades se ha añadido al apartado de ‘Procesos’ una nueva opción “Enviar documentación” que abre un nuevo asistente que permite enviar presupuestos y liquidaciones pertenecientes a la comunidad seleccionada. El funcionamiento del asistente es similar al del envío de convocatorias.
En las incidencias relacionadas a referencias de tipo comunidad y macro-comunidad, desde la ficha y lista de tareas, se puede abrir el asistente de envío de documentación. La opción del menú es ‘Enviar documentación’ y asocia todas las notificaciones que se envían a la incidencia.
Informes
Se añade un nuevo informe para comunidades y macro comunidades donde permite imprimir los coeficientes de reparto de una comunidad.
Se añade un nuevo informe para comunidades y macro comunidades donde permite imprimir los movimientos bancarios de una comunidad. Este informe detalla los cobros pagos asociados a los movimientos del extracto bancario (Norma 43).
Se permite sacar informes a las comunidades y macro-comunidades dadas de baja.
En el apartado informes ubicado en la lista de comunidades y macro-comunidades, se ha añadido un nuevo informe: ‘Datos de contacto de los propietarios’. Este informe es el mismo que se imprime para llevar a la reunión y los propietarios rectifiquen sus formas de contacto.
Presupuestos
En la tabla simple, ‘Conceptos de gastos comunitarios’ se añade un nuevo concepto por defecto: ‘Fondo de reserva legal’. Este concepto es utilizado para realizar el cálculo del fondo de reserva legal dentro de los presupuestos ordinarios.
En los presupuestos ordinarios, se añade un nuevo botón que permite añadir automáticamente el fondo de reserva legal al presupuesto. Por defecto el sistema establece el 5%, pero el usuario puede cambiar este valor. El cálculo se realiza en base al % informado del total de cada uno de los coeficientes que intervienen en el presupuesto.
Se permite duplicar los presupuestos ordinarios independientemente de cual sea su estado. Haciendo clic con el botón derecho del presupuesto a duplicar y seleccionamos la opción “Duplicar presupuesto”.
Traspaso Adminis Admiweb-24h
En el proceso de traspaso de Adminis->Adminet se incluye la posibilidad de traspasar los documentos asociados a las comunidades de Adminis. Esta opción por defecto está deshabilitada, si se quiere activar, debemos realizarlo desde el programa de “TraspasaAdminis”. Las clases en Adminis se convierten en carpetas dentro la sección ‘Documentos’ en la ficha de la comunidad de Adminet. En la configuración del proceso de traspaso, podemos indicar si los documentos que se traspasan a Adminet, automáticamente se publicarán en el portal Admiweb-24h y así queden disponibles para los propietarios y presidentes.
Los recibos pendientes de cobro relacionados a las comunidades de Adminis se traspasan a Adminet y se permite a través de permisos publicar en el portal Admiweb-24h.
Se cambia la descripción de la opción ‘Importar carpetas’ ubicada en el menú contextual de documentos de la comunidad por ‘Crear carpetas desde plantillas’.
En los árboles de documentos, se añade la opción de “adjuntar carpeta entera…” que permite adjuntar el contenido de la carpeta seleccionada.
En la gestión de documentos, se habilita el copiar y pegar desde el explorador de Windows.
Ticket
Se ha desarrollado un nuevo módulo para gestionar solicitudes de clientes: Tickets. La lista de tickets es accesible desde dentro del grupo “Incidencias”.
A cada uno de los tickets introducidos, se le puede informar los contactos e industriales que lo han solicitado.
