Configurar plantilla de factura en pdf
Acceso
Se puede acceder a la configuración de Plantillas para identificar facturas PDF desde el menú Datos básicos.
También desde el proceso Identificar facturas, mediante el botón Plantillas para identificar facturas PDF.
Al acceder a esta opción, se abre la lista de plantillas existentes que muestra, por cada una, la descripción asignada por el usuario, el industrial al que corresponde y los idiomas para los que está definida.
Nueva plantilla
Para dar de alta una nueva plantilla, haga clic en el botón Nuevo. Se abrirá la ficha de la plantilla.
Industrial. Seleccione el industrial al que corresponde la plantilla que va a definir.
Descripción. Asígnele una descripción a la plantilla. Puede indicar en ella el servicio prestado, la fecha de alta de la plantilla o cualquier otro dato que sea de su interés.
La descripción es muy útil en los siguientes casos:
Compañías energéticas, en las que el mismo industrial emite facturas de electricidad y de gas cuyo diseño es distinto. Esto permite disponer, vinculadas al mismo industrial, diferentes plantillas según el servicio que prestan.
Industriales que cambian el diseño de sus facturas en un momento dado. Durante un tiempo se recibirán facturas en ambos formatos. Se puede generar la nueva plantilla, manteniendo la antigua para las facturas que lleguen con retraso.
Idioma. En la misma plantilla puede crear versiones según idiomas. Sirve para identificar datos de texto en los diferentes idiomas en lo que el industrial puede emitir la factura. Tiene las siguientes utilidades:
Algunas empresas identifican la fecha de emisión en formato de fecha larga. Por ejemplo: 16 de septiembre de 2023. Si la emiten en catalán la fecha será: 16 de setembre de 2023. Para poder dar validez a esa fecha mediante una plantilla deberá ser una fecha correcta según el idioma de esa plantilla.
Para los datos de posición variable, vinculados a un texto, ese texto puede ser diferente según el idioma. Para cada versión se asociarán los textos específicos del idioma escogido.
Haga clic sobre el botón Editar plantilla.
Se muestra esta ventana que le avisa de que deberá seleccionar una factura en formato pdf para diseñar la plantilla.
Tras aceptar ese mensaje, se abre el explorador para que escoja la factura con la que diseñar la plantilla.
A continuación, se abre el editor de plantillas de factura en PDF para iniciar su configuración.
Cuando tenga la plantilla diseñada, haga clic en la cruz de la parte superior derecha y cierre guardando los cambios.
Al guardar la plantilla de factura, el programa guarda tanto la identificación de campos y posiciones como el documento sobre el cual se ha realizado la identificación.
Funcionamiento del editor de plantillas de facturas en PDF
El editor de plantillas tiene el siguiente aspecto.
En la parte superior derecha se encuentra una lista de los campos que pueden ser identificados dentro de la factura.
De todos estos campos, Nombre emisor, Nif emisor y Nombre receptor no es necesario que los identifique, ya que son irrelevantes por los siguientes motivos:
Nombre emisor y Nif emisor. Cuando se recibe la factura desde el correo electrónico del emisor, Adminet asocia el documento al industrial y por lo tanto ya no hace falta identificarlo.
Nombre receptor. Difícilmente, el emisor de factura identifique el destinatario de la misma con el nombre exacto con el que lo identificamos en Adminet. En cambio, tanto el Número de póliza como el NIF del receptor serán infalibles para localizar el destinatario.
Todos los campos se encuentran relacionados en dos listas.
Campos posición fija. Son los campos correspondientes a valores que siempre se encuentran en la misma posición del documento, independientemente del contenido o la longitud de la misma.
Generalmente, los campos que se encuentran en la cabecera de la factura son de posición fija. No obstante, en ocasiones, aun estando en la cabecera su posición no es estrictamente fija a causa de otro dato (por ejemplo un nombre o dirección) cuya longitud puede provocar un desplazamiento de otros datos.
Campos posición variable. Son los que corresponden a valores cuya posición puede variar en función de la longitud o el contenido de la factura. Un caso típico es el conjunto de datos correspondientes a los totales de la factura. En ocasiones, si la factura tiene una estructura fija y ocupa una sola página se encontrarán en las mismas posiciones. En otras, si la factura puede tener varias páginas o el pie se compone de diversas líneas dependiendo de diferentes tipos de IVA, descuentos, etc., la posición de los totales de la factura pueden localizarse a diferente altura dentro del documento.
Haga clic sobre uno de los campos de la derecha y, a continuación, remarque el espacio que ocupa dicho dato en el documento pdf. En el siguiente ejemplo se puede ver como, en el documento, sobre el área marcada se muestra el nombre del campo y bajo ella el texto identificado y la validación del mismo. En este caso se indica que la lectura es correcta.
Observe que no se ha ceñido el área del nombre del receptor al ocupado en el pdf de ejemplo, sino que se ha prolongado por la derecha, en previsión de otros nombres de comunidades más largos.
Recuerde identificar los campos con anchura suficiente para que valores más largos puedan quedar también comprendidos en el área seleccionada.
Vaya asociando los diferentes campos con su correspondencia en el documento de ejemplo. Aquí puede ver los datos de la cabecera identificados, en este caso como Campos de posición fija.
Los campos identificados, son mostrados en la lista Campos en la plantilla de la parte inferior derecha de la ventana, junto con sus respectivos valores.
El nombre y NIF del industrial no es necesario que los identifique, ya que viene identificado por la propia plantilla de identificación.
El nombre del receptor tampoco sería necesario identificarlo, ya que Adminet lo vincula a través de su NIF.
Para el pie, en este ejemplo explicaremos como identificar los datos como campos de posición variable. Desplace la lista de campos hasta situarse en los Campos de posición variable.
Haga clic en un campo, por ejemplo Base IVA.
Seguidamente, localice y remarque el texto que acompaña al importe de la base de IVA. Igual que con los demás campos, sea generoso al determinar el espacio.
Cuando lo tenga delimitado, haga clic con el ratón e inmediatamente delimite el valor. Asegúrese también de tomar espacio en blanco antes y después del importe para prever importes más grandes. Vea como queda informado el campo en la lista de la derecha.
Repita la operación con los demás campos
Cuando tenga los campos identificados, guarde la plantilla.
Más funciones del editor
Mostrar u ocultar campos
Para cada campo de la lista Campos en la plantilla, haciendo clic en la columna Visible, se oculta la identificación de ese campo en el documento. En la parte inferior dispone de dos botones (Todos visibles y Todos invisibles) que muestran u ocultan todos los campos a la vez.
Cambiar PDF base para la plantilla
El botón Cambiar PDF base par la plantilla le permite cambiar el documento de identificación asociado a la plantilla para verificar que se procese correctamente y ajustarlo si es preciso.
Al escoger esta opción se le pide conformidad.
A continuación, debe escoger el archivo que contiene la factura y que pasa a ser mostrado en lugar del anterior.
Probar plantilla con varios PDF
Este botón permite efectuar un test de la plantilla con un grupo de documentos para ver si la plantilla consigue identificar los datos en todos ellos.
Abre la siguiente ventana.
Indique la versión de idioma de la plantilla con a que va a realizar las pruebas y haga clic en Cargar uno o varios documentos PDF. Seleccione un grupo de facturas de su disco duro o de una unidad de red.
El programa valida los datos contenidos en cada una de las facturas y muestra el resultado en una lista. Por cada línea sobre la que se posicione, su documento será mostrado a la derecha junto a la lista de resultados de campos.
