Cómo se organizan las liquidaciones de comunidad
Introducción
En adminet, las comunidades y macrocomunidades distribuyen sus gastos e ingresos entre liquidaciones ordinarias, de fondo de reserva y de derramas extraordinarias. En la estructura de liquidación de cada comunidad y macrocomunidad se indica si dispone de liquidación ordinaria y/o de fondo de reserva. Además, también se les puede abrir tantas derramas extraordinarias como se precise.
Tipos de liquidación
Ordinaria
La liquidación ordinaria está destinada a recoger el cobro de las cuotas y el pago de los gastos ordinarios de la comunidad. El administrador puede establecer su periodicidad libremente.
Fondo de reserva
El administrador puede optar por llevar el fondo de reserva de dos modos distintos:
Como una partida más del presupuesto ordinario para que el cálculo de las cuotas ordinarias ya incluya el fondo de reserva.
Con cuotas y una liquidación propia.
En caso de disponer de liquidación propia de fondo de reserva, su periodicidad y emisión va asociada directamente a la liquidación ordinaria. Cuando liquida la ordinaria, se liquida también el fondo de reserva, disponiéndose de varias opciones para mostrar sus datos en los informes ordinarios.
Derramas extraordinarias
Se entiende por derrama extraordinaria un conjunto de acciones, incluyendo ingresos de cuotas y pago de gastos, con la finalidad de resolver un gasto imprevisto ocurrido en la comunidad. Su vigencia se limita en tiempo, desde la preparación del presupuesto, hasta la finalización de los trabajos y la liquidación de la propia derrama. Por lo tanto, la derrama no va vinculada a la fecha de la liquidación ordinaria.
Para el caso de que el presupuesto ordinario haya quedado corto y se desee emitir una o varias cuotas extraordinarias, adminet dispone de la opción de crear cuotas ordinarias extras, cuyo cobro se destina a la liquidación ordinaria. En este caso no es necesario el uso de una derrama extraordinaria.
Haga clic aquí para más información sobre las derramas extraordinarias.
Contadores de consumo
El circuito de contadores de consumo es útil para aquellas comunidades y macro-comunidades que gestionan internamente algún suministro. Por ejemplo, depósitos de gas o agua. La comunidad se responsabiliza del pago de las facturas y se encarga del cobro del consumo correspondiente a cada departamento.
Al dar de alta el contador, se indica si los gastos y los ingresos del mismo se liquidan en la liquidación ordinaria o si se informan en una liquidación independiente.
Si se liquidan en la liquidación ordinaria, sus gastos se mezclan junto a los gastos comunitarios y sus ingresos junto a los las cuotas ordinarias.
Si se informan en liquidación independiente, su periodicidad de liquidación y emisión va asociada directamente a la liquidación ordinaria, que añade, al pie de la misma el detalle de sus contadores.
Haga clic aquí para más información sobre los contadores de consumo.
Saldos de liquidación
Las liquidaciones ordinaria y de fondo de reserva establecen un saldo final (saldo anterior + ingresos - gastos) que será el saldo inicial para la siguiente liquidación. Este saldo puede ser individualizado por departamento o globalizado a nivel de comunidad (ver ayuda).
Una derrama, no tiene saldos iniciales. Cuando se liquida, únicamente se establece fecha de finalización, siendo la fecha de inicio la de la creación de la propia derrama. Una vez aprobada la liquidación, los saldos finales, los recibos pendientes de cobro y las facturas pendientes de pago de la derrama son trasladados a la liquidación ordinaria.
Los contadores de consumo no tienen saldo individualizado. Su saldo es siempre de continuidad.
Informes de liquidación
Adminet genera, por cada liquidación, hasta 3 informes distintos, que el administrador puede optar por remitir o no a los copropietarios.
Liquidación general
Muestra los gastos generales, agrupados por coeficiente. Incluye también los ingresos por recibos, el saldo anterior y el saldo final. Opcionalmente permite informar los recibos pendientes de cobro, las facturas pendientes de pago, un resumen de las derramas abiertas e incluir la liquidación del fondo de reserva y las que puedan existir de contadores de consumo.
Liquidación resumen
Detalla, por cada departamento, los gastos atribuibles una vez aplicados los diferentes coeficientes de reparto, los ingresos por cuotas, el saldo inicial y el saldo final.
Además se dispone de otros muchos datos (importe de recibos pendientes, saldo del fondo de reserva, porcentaje del coeficiente general…) con los que se puede personalizar el informe. Para facilitar su gestión, se dispone de diferentes modelos de informe a elegir por el usuario para cada comunidad.
Para la liquidación ordinaria, si la comunidad no tiene el saldo individualizado por departamento, este informe no se obtiene.
Liquidación individual
Es un informe de diseño similar a la liquidación ordinaria, en el que se añade a cada línea de gasto el coeficiente del departamento y el importe de gasto que le corresponde en función de ese coeficiente. Además, permite detallar las cuotas pagadas por el departamento y sus recibos pendientes.
Tipos de liquidación
Adminet permite gestionar la liquidación de cada comunidad según dos criterios distintos:
Gastos e ingresos
Periódicamente (generalmente cada año) se emite la liquidación ordinaria de la comunidad, en la que se detalla el saldo inicial, los ingresos por recibos y los gastos pagados. Saldo inicial más ingresos menos gastos constituye el saldo final, que será el saldo inicial de la siguiente liquidación.
Sólo gastos
Periódicamente (generalmente cada trimestre) se emite la liquidación ordinaria de la comunidad y el resultado de los gastos aplicados a cada departamento en este periodo constituye la cuota que se emitirá en el siguiente recibo.
Para que las comunidades nuevas puedan sufragar los gastos del primer periodo, se generan cuotas a partir del presupuesto ordinario, constituyendo el fondo inicial de la comunidad.
Haga clic aquí para más información.
Regularización de saldos (liquidaciones de tipo “Gastos e ingresos”)
La aprobación de las liquidaciones de tipo Gastos e ingresos, permite regularizar saldos, de forma opcional, únicamente en el caso de que se lleve el saldo individualizado por departamento. Si la comunidad lleva el saldo globalizado a nivel de comunidad, el saldo se trata como un saldo de continuidad.
Se pueden regularizar saldos a partir de dos métodos distintos:
Por el saldo de liquidación
El saldo a regularizar es el saldo final de la liquidación.
Las opciones de regularización posibles dependen de si el saldo es positivo o negativo.
Si es positivo, se puede emplear el saldo para cobrar futuros recibos o devolver el saldo a los propietarios.
Si es negativo, se puede emitir un recibo de saldo independiente o cobrar el saldo junto a la siguiente cuota ordinaria.
Haga clic aquí para más información sobre la regularización “por el saldo de liquidación”.
Según presupuesto
El saldo a regularizar es igual a los gastos aplicados a cada departamento menos los ingresos por cuotas satisfechas. No se tiene en cuenta el saldo anterior. Las opciones de regularización posibles dependen de si el saldo es positivo o negativo.
Si es positivo, se puede emplear el saldo para cobrar futuros recibos o devolver el saldo a los propietarios.
Si es negativo, se puede emitir un recibo de saldo independiente o cobrar el saldo junto a la siguiente cuota ordinaria.
Haga clic aquí para más información sobre la regularización “según presupuesto”.