Cómo registrar facturas con provisiones de fondos (abogados, procuradores)
En muchas ocasiones, las facturas remitidas por procuradores o abogados son de una complejidad superior a la del resto de industriales. Sobretodo por la frecuencia con que se les anticipan fondos para las gestiones que realizan.
A continuación, le mostramos un ejemplo de una de estas facturas y la mejor forma de gestionar su registro y su pago.
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Analizando el cuerpo de la factura, se pueden ver datos muy diferenciados.
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La contabilización debe realizarse a medida que suceden los hechos. En este caso, se realiza una primera entrega de dinero al industrial de 236,55€. Supongamos que se entregó dinero efectivo. Se registrará desde el extracto bancario o desde movimientos de caja. En las siguientes imágenes veremos el pago desde movimientos de caja, vinculándolo a una comunidad.
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Se procesa como Factura o abono. Aunque no dispongamos todavía del documento, sabemos que existirá y que lo recibiremos. El programa muestra la lista de facturas pendientes de pago. Como todavía no está registrada, se hace clic en Nuevo.
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En el asistente de nueva factura, se identifica al industrial.
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Se escoge la comunidad y la liquidación dónde cargarla.
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Como que en este primer paso vamos a pagar una provisión de fondos y no sabemos cuál será el importe final de la factura, la registramos del siguiente modo:
En la ventana de importes no indicamos base imponible.
Ponemos los porcentajes de IVA e IRPF a cero.
En la casilla Importe exento indicamos el importe pagado más un céntimo. En nuestro ejemplo pagamos 236,55€ y ponemos en Importe exento 235,56€. De este modo, tras el pago, la factura quedará parcialmente pagada.
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En la ventana de conceptos se indicará el concepto del gasto.
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En la ventana de forma de pago, escogemos 2 vencimientos. En el primero indicamos el importe pagado. Al segundo vencimiento le asignamos manualmente una fecha muy avanzada (en el ejemplo, un año después) y un importe de 0,01€, para que cuadre con el importe de la factura introducido anteriormente.
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La factura queda registrada y disponible para seleccionarla. se selecciona para su pago.
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Como que la factura tiene dos vencimientos, los muestra para escoger cuál se quiere pagar. Se escoge el de 236,55€.
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Se finaliza el pago por caja.
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La factura ha quedado como parcialmente pagada.
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De sus dos vencimientos el primer consta como pagado.
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Y en cobros pagos queda registrado el pago al industrial.
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Posteriormente, cuando llega la factura definitiva, se registra por su importe real, sin tener en cuenta las provisiones de fondos realizadas.
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Y se registra la base imponible, IVA, IRPF e importe exento informados en la factura. Además se ajusta la fecha y el importe del vencimiento pendiente de pago.
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Tras esto ya se puede pagar el último vencimiento. La factura ha quedado correctamente registrada.
Si ya había realizado el pago a cuenta antes de dar de alta la factura, puede proceder del siguiente modo:
Registrar un cobro por el importe del pago a cuenta, en la misma fecha en que se realizó.
Registrar un nuevo pago a cuenta, en la misma fecha, creando la factura en este momento, tal y como explica este documento.
De este modo, los dos movimientos recién introducidos se compensan entre sí a efectos de liquidación, pero podemos disponer de la factura con su pago a cuenta.